Erp es la clave del exito

Titulo:

ERP: ¿realmente una fórmula del éxito?

Introducción:

Aspire S.A. de C.V. empresa comercializadora de equipo médico, ubicado en Guadalajara Jalisco, decide emprender un proyecto para apoyar los procesos administrativos y de operación de la organización, implementando un sistema de administración de recursos empresariales ERP, por sus siglas en ingles. Al poco tiempo de iniciar elproyecto, se presentaron algunos inconvenientes que ocasionaron retrasos según los planes, hasta llegar al punto de pensar en abandonar el proyecto, pues la inversión económica ya había superado las expectativas y no se contaba con una visión clara del resultado de la implementación. El propósito de este documento, es analizar las causas que conllevan a la situación actual del caso y determinarlas acciones necesarias para llevar este proyecto a su conclusión.

Desarrollo:

Antecedentes:

Apire S.A. de C.V. fundada en 1995 por el Sr. Kraufmann, se dedico a la comercialización de equipo médico. En sus primeros anos, el Sr Kraufmann dedico su estrategia a conseguir la exclusividad de distribución de marcas de prestigio en instrumentación médica, y su negocio con el paso del tiempo fuecreciendo. Por su misma necesidad crecimiento, el Sr. Kraufmann debe viajar constantemente y alejarse de la administración de la organización, por lo que decide implementar una solución que le permita facilitar la administración del Aspire y mantenerlo informado de la operación. Delega la búsqueda de esta solución a Marco Antonio Cortez, quien pertenecía al departamento de ventas y gozaba de unaantigüedad de 6 anos en la empresa, además de ser un Ingeniero en Sistemas Computacionales, lo que le brindaba una ventaja al SR. Kraufmann, ya que Marco Antonio conocía la operación del negocio y su perfil profesional estaba orientado al área de sistemas computacionales, lo que le podía permitir tener una mejor mentalidad de integración entre un sistema basado en tecnologías de la información yla operación de la empresa. Tras un análisis de la organización y diversas soluciones, Marco Antonio elige impulsar un proyecto de implementación de un sistema de Administración de Recursos Empresariales o ERP por sus siglas en ingles. Tras elegir el sistema, Marco Antonio y la empresa consultora que implementaría el proyecto, estimaron el costo y el valor agregado de la implantación lo que llevo ala toma de decisión final.

Desarrollo del proyecto:

La metodología general de la implementación fue la siguiente:

(Imagen extraída del Centro Internacional de Casos, del Tecnológico de Monterrey) Caso: ERP ¿realmente una formula al éxito?

La duración del proyecto se estimo en 3 meses y medio, y se inicio a mediados del año 2005. El proyecto llevo a cabo su curso, y se desenvolvieronlas fases de planeación, análisis y diseño del sistema, pero la implementación presento los siguientes inconvenientes por lo que la puesta en marcha del sistema fue postergada en dos ocasiones:

Primera puesta en marcha:

- El servidor de base de datos, en el cual se almacenaría la información se entrego casi 6 meses después de la fecha pactada.

- Fue necesario capacitar por segunda vez alos usuarios, debido a los retrasos de la implementación.

- La reacción de algunos usuarios a la implementación del sistema no fue eficiente, por lo que ocasiono rezagos en la información.

- El área de contabilidad detecto que el catalogo de cuentas tenia errores.

Segunda puesta en marcha:

- Se corrigieron los errores de catalogo de cuentas contables, y se brindo la capacitación ausuarios.

- durante la operación del sistema, en el área de ventas, se registraron solo 10 movimientos, de los 20 aproximadamente realizados, lo que indica la no alimentación adecuada del sistema.

- El registro de facturas en el sistema fue tardío.

- Los costos de inventario se obtuvieron con dos meses de retraso.

- Falta de compromiso de algunos usuarios a tareas asignadas.

- Estas...