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Manual para sistemas y servicios de información
Pauline Atherton Escuela de Ciencias de la Información Universidad e Siracusa Estados Unidos de América

3.1. ANÁLISIS Y DESARROLLO DE POLÍTICAS 3.2. LA PLANEACIÓN 3.3. ANÁLISIS DE SISTEMAS 3.4. EL PERSONAL DEL SISTEMA

CAPÍTULO 3. LA DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y SERVICIOS DE INFORMACIÓN 3.0. INTRODUCCIÓN La dirección es el proceso lógico medianteel cual se administran los conocimientos, los talentos y las energías de las personas y se asignan recursos con miras a lograr un determinado objetivo. El director es la persona que juzga y ejerce el control de la planificación, de la ejecución y del ajuste de las actividades que se requieren para alcanzar el fin deseado. Una actitud gerencial es indispensable sea cual fuere la dimensión delsistema o servicio de información. Este capítulo contiene ejemplos de organizaciones de diferentes dimensiones. 3.1. ANÁLISIS Y DESARROLLO DE POLÍTICAS Las políticas suministran pautas para la acción que ayudan a un organismo de información a alcanzar sus objetivos. En el capítulo 2 de este manual hemos examinado las políticas nacionales de información. Se repetirán aquí varios puntos para enfatizar suimportancia, aún para un organismo de información por separado. Ningún organismo de información puede tener una política que cubra todas las decisiones o contingencias, pero es esencial que sus políticas involucren todas las áreas importantes de interés. Estas políticas difieren de una institución a otra, en la medida en que cada organismo tiene sus propias exigencias y prioridades. Sin embargo,hay algunos asuntos básicos de política en áreas generales de interés que todos los organismos de información deben considerar: a) ¿Cuál es el papel principal del servicio de información? b) ¿Cuáles son los componentes del sistema de información, y cómo se relacionan entre sí?

c) ¿Qué servicios de información se suministran y cómo? ¿Existen diferentes categorías de usuarios y "niveles" deservicios que deben ser considerados en la enunciación de las políticas? d) ¿Cuáles son las funciones y responsabilidades del servicio de información en relación con los organismos del exterior? e) ¿Cuáles son las funciones, responsabilidades y relaciones de los usuarios para con el personal y la administración de los servicios de información? ¿Cuál es la estructura jerárquica y cuál el procedimientoen la toma de decisiones? 3.1.1. DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA, DE LOS OBJETIVOS Y DE LOS PROCEDIMIENTOS Podríamos definir la política como una formulación o declaración general de intención que ayuda a traducir los objetivos de los programas en realizaciones, suministrando pautas administrativas para la toma de decisiones y su ejecución. Un objetivo es una situación futura deseable que requiereciertas acciones para ser alcanzada. Es una descripción de lo que se intenta cumplir. Puede constituir una intención permanente e importante, como por ejemplo: "seleccionar y adquirir aquellos recursos de información necesarios para contribuir a las investigaciones prioritarias". Aunque este enunciado no sea preciso tiene sin embargo un valor considerable para la institución, porque puede conducir adefinir con mayor claridad y a justificar servicios de información específicos dentro de los programas del departamento de investigación. Esencialmente, los organismos de información hasta ahora no han desarrollado o utilizado las políticas en un esfuerzo consciente por orientar o mejorar, con una perspectiva a largo plazo, las operaciones, los programas de los servicios y los recursos. Unprocedimiento difiere sensiblemente de una política por cuanto documenta el mejor modo de ejecutar una actividad o tarea específicas. Las políticas son lineamientos rectores mientras que los procedimientos constituyen el enunciado, punto por punto, de los detalles de su ejecución. Los procedimientos indican la mejor manera de cumplir ciertas tareas; dejan escaso margen al juicio individual. Las políticas...