Estandarizacion

Técnica 8. Estandarización de Procesos

Objetivo

• Estandarizar los procesos
principales de la empresa, logrando un comportamiento estable que genere productos y servicios con calidad homogénea y bajos costos.

Estandarizar NO es burocratizar
• Muchos empresarios, cuyos
esfuerzos han sido infructuosos al tratar de aplicar sistemas de mejora, muestran serias reservas acerca de lautilidad de la estandarización y temen, ante todo, burocratizar su empresa e invertir demasiados recursos en tareas que no les aportarán ningún beneficio.

La estandarización es vital
• Un proceso que mantiene las
mismas condiciones produce los mismos resultados.
resultados consistentes es necesario estandarizar las condiciones de trabajo incluyendo:

• Por tanto, si se desea obtener

•Materiales, maquinaria, equipo. • Métodos y procedimientos de trabajo • Conocimiento y habilidad de la gente.

Estandarización adecuada
• Lo importante es llevar a cabo la estandarización de una
manera adecuada a las necesidades de la empresa.

• Si la empresa es pequeña no debe pretender cargar con
estándares muy sofisticados y manuales muy gruesos.

• La pequeña empresa cambia su estructurao funciones
con mucha facilidad y frecuencia. Para que el estándar sirva se debe mantener actualizado.

• Es preferible básico, gráfico y sencillo, pero siempre

actualizado, que muy completo y detallado pero ajeno a la realidad.

Aspectos clave en la estandarización efectiva
• Que los miembros del proceso

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participen en la estandarización. Que el personal involucrado recibacapacitación en el estándar. Que el estándar represente la forma más fácil, segura y mejor de hacer un trabajo.

Aspectos clave en la estandarización efectiva
• Antes de crear un estándar
debe discutirse con los miembros que realizan las tareas. ¿Cuál es el mejor método para alcanzar el objetivo de la tarea?

Deben tenerse en cuenta los puntos de vista de todos los involucrados y cuestionarla necesidad de cada una de las actividades.

La idea es elevar la eficiencia del proceso, eliminando todas las actividades innecesarias, y buscar la secuencia más lógica, con el fin de mantener la tarea lo más sencilla posible, siempre y cuando se asegure el cumplimiento del objetivo.
Una vez acordado el mejor método para hacer algo, se documenta en un estándar.

Beneficios de laestandarización
• Es la mejor forma de preservar el conocimiento y la

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experiencia. Proveen una forma de medir el desempeño. Muestran la relación entre causas (acciones) y efecto (resultado). Suministran una base para el mantenimiento y mejoramiento de la forma de hacer el trabajo. Proporcionan una base para el entrenamiento. Proveen una base para diagnóstico y auditoria. Proveen mediospara prevenir la recurrencia de errores Minimizan la variación.

Estandarizar es establecer un acuerdo
• La estandarización del trabajo consiste en establecer un acuerdo acerca de la forma de hacer algo, la “mejor forma” que pueden imaginar quienes están involucrados.

• Como nadie es perfecto y todo cambia, siempre es posible mejorar la forma de hacer algo; en consecuencia, cada vez que seencuentre una mejor forma de hacerlo, debe modificarse el estándar y absorber ese conocimiento en el sistema documentado del negocio. • Así, el estándar puede muy bien compararse con un contenedor ya que en ellos se acumulan las mejoras.

¿Pero qué es la estandarización?
Según Kondo*, la estandarización puede dividirse básicamente en la estandarización de las cosas y en la estandarización deltrabajo. La estandarización de las cosas se refiere a que los objetos deben ser iguales, y es indispensable en muchos aspectos de la vida cotidiana para ser más eficientes. Digamos el tamaño de las ventanas o las partes de los vehículos. Para estandarizar el trabajo tenemos herramientas administrativas.
*Dr. Yoshio Kondo. Profesor Emerito de la Universidad de Kioto

Herramientas para...