estrategia en el archivo


1. Qué es un fondo acumulado?
Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.
Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cam-bios constantes de la administración; estos últimos sereflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad. Esto conlleva a que la institución concentre en sus depósitos documentación producida por la o las entidades que la precedieron o de las cuales ha asumido algunas funciones.
2. Elaborar un gráfico que explique el paso a paso dela metodología para organizar los fondos acumulados



















3. Justificar ¿Por qué es importante investigar el devenir histórico y la realidad de conservación del fondo acumulado para iniciar un proceso de organización documental?

La reconstitución del principio de procedencia es la base fundamental
para el desarrollo de los procesos de organización de losfondos
acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histórico de la
institución productora lo que a su vez permitirá “reconducir” los
documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser
producidos.

Para obtener una información veraz, objetiva e íntegra sobre los
productores de la documentación se debe recurrir tanto a fuentes
primarias como secundarias. Las fuentesprimarias pueden ser
documentales u orales, las secundarias son las bibliográficas.

En primera instancia, se recomienda consultar bibliografía relativa al
ente o entes productores con el objeto de conocer la o las entidades
que produjeron la documentación. Esta primera etapa en lo posible debe
contar con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de
la institución, ya sea porqueestuvieron vinculadas laboralmente o
poseen mayores conocimientos sobre la gestión administrativa y técnica
de la institución de manera que su información sirva de soporte para
el desarrollo del trabajo de organización archivística.

Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas
(documentales) sin importar el carácter de cada entidad (orden
nacional o territorial, del nivelcentral o descentralizado); deben
recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia
Institucional:

ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusión o supresión de las entidades
que le antecedieron.

CREACIÓN: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Resoluciones, Escrituras
Públicas que crean el nuevo ente.

DESARROLLO: Todos aquellos documentos generados por la propia entidad
reglamentandoel acto administrativo que le dio origen y que permiten
conocer sus políticas, disposiciones, actividades y resultados de su
actividad.

Es importante señalar que la construcción de la historia institucional
debe ser una actividad permanente durante todo el proceso de
organización documental; la investigación de la Historia Institucional
comienza con el diagnóstico, debe incluirse en elplan archivístico
integral y se enriquecerá con la aplicación de los procesos puntuales
de clasificación, depuración, ordenación y descripción.

4. Explicar el uso de los siguientes formatos sugeridos por el AGN en la organización de un fondo acumulado, a su vez aplíquelos en el fondo acumulado del SENA Regional Tolima.

a) “Otras áreas de depósito (fuera del edificio).
Consiste enrelacionar los diferentes sitios o lugares que albergan documentación y que se ubican en una misma ciudad; es decir, no los referidos a regionales o a seccionales, sino a sitios destinados para recibir la documentación de las oficinas productoras con el fin de descongestionarlas, solucionando temporalmente los problemas de los productores pero agudizando el problema de la acumulación y del desorden...