Estudios previos en la contratación estatal

Estudios y documentos previos

Los estudios y documentos previos en los procesos contractuales constituyen el soporte básico para la toma de decisiones por parte de la administración en la ejecución de recursos y celebración de contratos, atendiendo a parámetros de satisfacción de necesidades, de disponibilidad presupuestal, del cumplimiento de normas y procedimientos exigibles para cada casoy dando cumplimiento a los fines y principios que rigen la contratación estatal.

Deben hacerse de manera precisa para cada proceso, bajo la consideración de optimizar los recursos, cumplir con las normas y procedimientos, desarrollar los planes y programas y lograr decisiones eficaces y eficientes.

Los documentos y estudios previos están conformados por los documentos definitivos quesirven de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones, de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la alcaldía, así como el de la distribución de riesgos propuesta.

El contenido de los estudios y documentos previos podrá ser ajustado por la alcaldía con posterioridad a la apertura del proceso de selección. Cuando la modificación delos elementos mínimos implique cambios fundamentales de los mismos, la alcaldía podrá revocar el acto administrativo de apertura, de conformidad con lo expuesto por el Numeral 2 del Artículo 69 del Código Contencioso Administrativo. Esta actuación, de ser necesaria tendrá como propósito proteger el interés público o social.

¿QUÉ DEBEN CONTENER LOS ESTUDIOS PREVIOS EN LO QUE A USTEDEESCONCIERNE?
Contenidos mínimos

1) LA DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD
2) LA DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES.
3) EL ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO

1) La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.

Acorde con los planes, programas y proyectos de la alcaldía, y con los requerimientos para sudesarrollo y cumplimiento, cada contrato debe tener como propósito el satisfacer una necesidad existente y pendiente de resolverse por parte de la administración. Por ejemplo: en materia de funcionamiento, los procesos de fortalecimiento institucional exigen la adquisición de equipos y tecnología que permita cualificar el trabajo en las diferentes dependencias de la alcaldía, sustituir los equipos decómputo que por su obsolescencia ya no prestan el servicio requerido, consecuentemente habrá necesidad de adquirir computadores o un conmutador, o equipos de comunicación etc. Se trata de necesidades objetivas, claras y previsibles.

¿Quién describe la necesidad a satisfacer?
El área interrelacionada conjuntamente con el responsable de planeación serán las personas que tienen la mayorinformación y conocimiento y por ello se recomienda la participación de estos funcionarios. Sin embargo, la organización de este trabajo y la participación de unos y otros, dependerá para cada caso de la complejidad del contrato a realizar.

2) La descripción del objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar
(Debe hacerse la descripción yespecificaciones del objeto, servicio u obra a contratar, cuidándose de no hacer referencia a marcas que puedan dar lugar a dudas o señalamientos sobre un sesgo en el proceso contractual.)

Una vez establecida la necesidad la pregunta siguiente en el proceso de planeación será: ¿Qué se requiere entonces para satisfacer la necesidad que ya está planteada?
Adquirir equipos de cómputo, o un conmutador, oequipos de comunicación en el ejemplo.

¿Qué equipos? Debe hacerse la descripción y especificaciones del objeto, servicio u obra a contratar, cuidándose de no hacer referencia a marcas que puedan dar lugar a dudas o señalamientos sobre un sesgo en el proceso contractual.

Sólo en casos de exigencia técnica imprescindible, se mencionarán marcas y de este hecho se hará explícita referencia, con el...