Etapas del proceso aministrativo

I PLANIFICACION

1. Tipos de planes:

- Políticas: Las políticas deben ser consistentes e integradas de tal modo que contribuyan a alcanzar los objetivos que se ha fijado la organización. Deben ser claras y precisas, ya que, generalmente, deben ser interpretadas por los diferentes miembros de la organización.
- Procedimientos: Son guías para la acción y detallan de una manera exacta cómodebe ser realizada una cierta actividad.
- Estrategias: Son un plan de acción que toma en cuenta las acciones o conductas de los competidores y de las otras organizaciones del medio que pueden afectar el logro de los objetivos de la empresa.

- Presupuestos: Son declaración de los resultados que se espera conseguir, los que pueden ser expresados en términos financieros o en términos de otras.2. Ventajas de la planificación: Se pueden señalar tres ventajas importantes de la planificación, estas son:

a.- Estudio y análisis del futuro: La actividad de planificación representa una serie de ventajas. Primero, nos obliga a definir bien nuestro objetivo; segundo, nos obliga a determinar los diferentes pasos que deben darse para alcanzarlo. Una tercera ventaja, es que nos obliga ainvestigar el futuro, a informarnos de diferentes aspectos del mañana, con el fin de adecuar nuestro plan de acción a lo que creemos que será la realidad.

b.- Facilita la dirección: El hecho de subdividir el trabajo en etapas permite coordinar mejor las actividades. Sin embargo, la planificación no sólo sirve como instrumento de dirección para el ejecutivo, sino que también entrega a los miembros decada unidad administrativa la visión general del trabajo y les hace comprender el papel que ellos juegan en la obtención de los objetivos. La comprensión de qué, por qué y para qué se está haciendo una cosa, es un elemento importante para comprometer a una persona con su tarea.

c.- Facilita el control: La planificación entrega a cada unidad administrativa el objetivo que debe cumplir.Normalmente; estos objetivos son cuantificables y, por lo tanto, permiten el control, es decir, la evaluación de la tarea realizada. La planificación permite, entonces, comparar lo que se había proyectado (el objetivo) con lo que se hizo (el resultado) y fijar las responsabilidades cuando ambas cifras no concuerden.

3. Limitaciones de la planificación: Se pueden mencionar cuatro limitaciones de laplanificación, estas son:

a.- Confianza en los Pronósticos: El pronóstico del futuro se basa en la información que se tenga de ese futuro. Mientras mayor sea la información, más confiable serán los pronósticos que se hagan en la planificación. En general se pueden dividir los problemas que se presentan para pronosticar el futuro en dos grandes características: a) aquellos problemas que laorganización controla o puede controlar y b) aquellos problemas que la organización no puede controlar.

b.- Recurrencia de problemas similares: Desde el punto de vista de la estructura de la organización, podemos señalar que mientras más descendamos en la pirámide de organización, más repetitivas serán las tareas, por lo tanto más seguros pueden ser los procedimientos. Mientras más subamos en lapirámide de organización, o en los niveles de autoridad, menos rutinarias serán las actividades. Por lo tanto, la planificación de las actividades en los niveles altos de la organización (administradores generales, jefes de departamentos, etc.), será más difícil y más incierta.

c.- Tendencia a la inflexibilidad: El establecer planes por adelantado tiende a hacer que la administración sea menosflexible. Otro aspecto de la inflexibilidad se puede observar en una tendencia a evitar cambios. Una vez que el programa ha sido diseñado, o el procedimiento establecido, surge una presión para mantenerlo.

d.- Tiempo y costo: La planificación incluye un costo. Esta parte será mayor en la medida que buscamos programas más detallados y, por lo tanto, más efectivos. En algunos casos es posible que las...