Excel: Herramientas Para Bases De Datos

2013

Ing. Jorge Enrique Cañedo García

[HERRAMIENTAS PARA BASES DE DATOS]
Excel es una aplicación que ofrece herramientas que permiten crear modelos matemáticos de datos, realizar una representación gráfica de datos, crear bases de datos y realizar análisis de los mismos. En este documento veremos cómo utilizar los formularios, ordenamientos, subtotales, filtros y filtros avanzados.Formularios
Estos formularios son un método para ingresar datos a nuestras hojas, son de mucha utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

¿Qué es un formulario en Excel?
Seguramente han llenado algún formulario en papel, por ejemplo: para realizar un trámite. Estos formularioscontienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para que introduzcas la información. Los formularios en Excel no son tan diferentes de los impresos ya que de igual manera proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Los formularios en Excel utilizan objetos especiales conocidos como controles de formulario que son precisamente los que nospermiten agregar campos de texto, listas, botones de opción entre otras cosas más.

Tipos de formularios en Excel
Es posible crear tres tipos diferentes de formularios en Excel.    Formulario de datos Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX Formularios de usuario de VBA

A continuación se describen brevemente cada uno de ellos.

Formularios de datos
A través de unformulario de datos podemos mostrar al usuario una sola fila de nuestra tabla de datos. En este formulario se puede realizar la edición de la información e inclusive crear un nuevo registro para la tabla.

Excel puede generar automáticamente un formulario de datos para nuestra tabla. Un detalle importante sobre los formularios de datos es que si una celda contiene una fórmula no será posiblemodificar dicha fórmula mediante el formulario, sino que solamente se mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.

Hoja de cálculo con controles
Ya que las celdas de una hoja de Excel nos sirven para introducir información, podemos pensar en una hoja como un gran formulario. De esta manera, si agregamos controles de formulario a nuestra hoja podremos crear formularios de entrada de datosmuy útiles. Por ejemplo, es posible agregar a nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.

Formularios de usuario VBA
Los formularios de usuario, también conocidos como UserForm, son cuadrosde diálogo que hacen uso de controles ActiveX y que nos permiten solicitar información al usuario. Estos formularios son creados desde el Editor de Visual Basic y administrados desde código VBA.

Una vez que se ha creado el formulario de usuario podemos arrastrar y soltar los controles Active X que se mostrarán en el Cuadro de herramientas:

Los diferentes tipos de formularios en Excel evitantener cierto grado de control sobre el ingreso de datos que otras personas realizan sobre nuestras hojas de Excel.

Ordenamiento
Al ordenar los datos contenidos en una hoja de Excel podemos llegar a comprender mejor la información. Los comandos de orden en Excel nos permiten ordenar los datos de manera ascendente y descendente.

Ordenar rápidamente en Excel
Podemos ordenar los datos demanera rápida utilizando los comandos A-Z y Z-A. Solamente selecciona una celda que pertenezca a la columna por la que se realizará el ordenamiento y selecciona la opción “Ordenar de A-Z” (ascendente) o la opción “Ordenar de Z-A” (descendente) que son parte del menú desplegable del botón “Ordenar y filtrar” de la ficha Inicio.

Estos mismos comandos los puedes encontrar en la ficha “Datos” como...