Expedientes

EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. ESCRITOS Y DOCUMENTOS QUE LO INTEGRAN: SOLICITUDES O INSTANCIAS: PROVIDENCIAS Y DILIGENCIAS; DICTAMENES E INFORMES; PROPUESTAS Y MOCIONES; CERTIFICACIONES; NOTIFICACIÓN DE ACUERDOS; RESOLUCIONES, DECRETOS, OFICIOS, ETC. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. A. Concepto de expediente administrativo. El artículo 164 del ROF (Reglamento de organización y funcionamiento yrégimen jurídico de las Entidades locales, Real Decreto 28/11/86) define el Expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de fundamento y antecedentes de una resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Dicho artículo en su apartado 2º índica que el expediente administrativo lo compone la agregación sucesiva de documentos,dictámenes, informes, pruebas, diligencias, solicitudes, etc. Las hojas útiles serán rubricadas y foliadas por el órgano competente. El Expediente administrativo se iniciará (art. 165 ROF): a) De oficio si el objeto del expediente es la resolución de una necesidad pública o servicio administrativo. b) A instancia de parte, cuando lo que se pretende con el el expediente es la resolución de una pretensiónparticular. B. Características. Si desde el punto de vista archivístico el expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento para la resolución administrativa de un asunto determinado, podemos extraer las siguientes conclusiones: Un expediente no es una carpeta llena de papeles, sino una serie ordenada de documentos sobre un determinado asunto.Los documentos de un expediente están unidos entre sí por una relación causa-efecto. En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia unidad administrativa –documentos de carácter internos- como procedentes de otros organismos o de particulares –documentos externos-. En los distintos procedimientos pueden producirse documentos de contenido esencial (resoluciones, informes,dictámenes) y documentos de enlace (aquellos cuya finalidad es servir de nexo en el expediente). Hay que distinguir también en la formación de un expediente los documentos de contenido esencial, de los documentos de apoyo informativo, que son aquellos que siendo necesarios para el desarrollo de las actuaciones en un procedimiento no forman en ningún caso parte de las mismas, como sucede con lasfotocopias de las disposiciones, etc. DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN. A. Concepto de documento. Etimológicamente, la palabra documento deriva del latín documentum y ésta a su vez, del verbo docere que significa enseñar, instruir. Así pues, en este sentido el documento enseña, instruye sobre algo, independientemente de la materia en que haya sido confeccionado y del medio que se haya utilizado para laenseñanza que con el se pretende dar. Se define el documento desde un punto de vista amplio y genérico, como “un objeto corporal, producto de la actividad humana que queda en él reflejada y que conserva y transmite permanentemente la representación de un hecho ajeno a él”. Una de las características esenciales del documento administrativo es que, a diferencia de otros documentos, no se produce deforma aislada, sino en el contexto de un expediente en el que encuentra su razón de ser, puesto que cada uno responde a una actuación concreta dentro de un

procedimiento encaminado a la resolución de un asunto determinado, y por tanto, están unidos entre sí por una relación de causa-efecto. B. Instancias o solicitudes: Se trata del documento por el cual el particular presenta una pretensión y através del cual se inicia el procedimiento administrativo. El artículo 70 de la LRJPA, nos índica que el contenido mínimo de la solicitud o instancia es: a) Nombre y apellidos del solicitante o su representante, así como el medio preferente para realizar las notificaciones o domicilio. b) Hechos, razones y petición que concreta la solicitud. c) Lugar y fecha. d) Firma del solicitante u otro...