Finanzas

PROCEDIMIENTO DE FACTURACIÓN

1. OBJETIVO

Elaborar y enviar las facturas a los clientes, garantizando la oportunidad y eficiencia teniendo en cuenta las condiciones de negociación y operación, el servicio prestado y la satisfacción del cliente.

2. ALCANCE/ POLITICAS

Este procedimiento aplica para todas las operaciones y/o servicios que brinde la organización por cualquiera de susempresas.

Las políticas a tener en cuenta son:

AGENCIA DE ADUANAS MERCO (AAM)
Se facturará cada DO de acuerdo a las condiciones de negociación y operación
MERCO CARGO S.A. (MC)

SERVITRANSA S.A. (ST)
Se facturará por remesas
OPERMERC ANDINOS S.A.S
Se facturará por liquidación de ordenes de servicio

Se envían 2 copias de la factura original como mínimo con los adjuntos aplicablesde acuerdo con lo siguiente:

SERVICIO
DOCUMENTOS ADJUNTOS A LA FACTURA
Agenciamiento de Aduanas
Fotocopia de todos los documentos aduaneros, sus soportes contables originales de acuerdo a las condiciones de negociación y operación. Certificado fiscal en los casos que aplique.
Movilización de Carga
Relación de horas trabajadas o toneladas movilizadas, si es requerido por el cliente.Transporte Terrestre de Carga
Remesas cumplidas con sus soportes.
Agenciamiento de Carga Internacional
Fotocopia de todos los documentos aduaneros, sus soportes y los originales de las facturas de terceros de acuerdo a las condiciones de negociación y operación. Certificado fiscal en los casos que aplique.
Nota: Los requisitos adicionales de la facturación para cada cliente deben consignarse enlas condiciones de negociación y operación

3. DEFINICIONES.

DO (documento operativo): número de orden interno con el que se identifica la operación.

RMT (REMESA TERRESTRE DE CARGA (RMT): Documento que tiene la descripción de la carga, destinatario y remitente, es firmada por el Jefe Operativo y por el cliente cuando recibe la mercancía; es el documento valido para facturar.

CNO:Condiciones de Negociación y Operación.

IMPORTACIÓN: Es la introducción de mercancías de procedencia extranjera al territorio aduanero nacional. También se considera importación la introducción de mercancías procedentes de Zona Franca Industrial de Bienes y Servicios, al resto del territorio aduanero nacional en los términos previstos en el Decreto 2685 / 99.

4. PROCEDIMIENTO
ETAPADESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
REGISTRO
1
Verificar CNO recibidas
Una vez recibida las CNO de parte del Proceso Comercial, se procede a verificar :
Tarifas
Información General
Asistente de Facturación

Auxiliar Administrativa (Para otras ciudades del país)
CNO
2
Cierre de operación
(Aplica solo para AAM y MC)
Una vez terminada la operación, se organiza la carpeta DO con todos sus soportes, severifica con lista de chequeo de facturación que todos los documentos estén completos y se entrega a la auxiliar administrativa con juego de fotocopias de los documentos según CNO.
Ejecutivo de cuenta
Lista de chequeo de facturación

3
Verificación de documentos
AAM
Se imprime movimiento contable del DO para confrontar los documentos físicos vs. Lista de chequeos. Si en la revisión sedetecta que faltan soportes o hay inconsistencias, se devuelve la carpeta al Ejecutivo de Cuenta para subsanar las mismas., anotando la observación en la lista de chequeo.
Nota: el tiempo de facturación es máximo 3 días hábiles a partir del despacho de la carga, por tal motivo la solución de inconsistencias debe considerarse URGENTE
Asistente de Facturación

Asistente Administrativa (Paraotras ciudades del país)
AAM
Lista de chequeo de facturación


ST
Se imprime listado “Remesas pendientes por facturar”, en el cual se verifica cumplimiento de planillas y remesas. Adicionalmente se verifican las tarifas según las CNO, las cuales deben coincidir con las remesas y las rutas establecidas en el plan de viaje. La elaboración de la factura está sujeta al recibo de los soportes...