Finanzas

DIRECTRICES PARA ESTRUCTURAR UN PROGRAMA DE
GESTION DE DOCUMENTOS EN LAS ORGANIZACIONES
Carlos Alberto Zapata
Bibliotecólogo y Archivista ULS
Profesor Facultad de Sistemas de Información
Universidad de la Salle.
czapatca@hotmail.com

Introducción
Síntomas, problemas y oportunidades
La Gestión de Documentos: evolución y consolidación
Tendencias emergentes en el manejo de los documentosLineamientos básicos
El Modelo de Gestión Documental
Estructura del Programa de Gestión Documental
Implementación y Desarrollo
Conclusiones

1. INTRODUCCION
Durante los últimos años, el manejo de los documentos en las organizaciones
publicas y privadas ha sufrido una revolución, debido principalmente al cambio
evolutivo en las nuevas tecnologías de la información, la introducción del PCen
las oficinas y las redes de área local e Internet principalmente; todo lo anterior
ha transformado la forma como las empresas crean, distribuyen, utilizan,
almacenan y conservan la información de sus negocios, así como la concepción
que los administradores y en general los miembros de una organización tienen
sobre la importancia de los documentos y la información para el éxitoempresarial.
Las nuevas tecnologías ofrecen un amplio horizonte de posibilidades para la
gestión de la información empresarial, incluida la producción de documentos
como parte del desarrollo de las funciones de negocios, y particularmente
gracias a la utilización de las denominadas herramientas ofimáticas para la
generación de documentos electrónicos. A partir de la década de los 90, se
vienepresentando un incremento en la producción de documentos gestionados
electrónicamente, así como en los documentos impresos producidos a partir del
PC o de redes área local
Con algunas excepciones, particularmente en países más desarrollados, el

problema de la producción documental no ha sido adecuadamente tratado por
las organizaciones, lo que ha generado un incremento en los costos directos eindirectos implícitos en su administración (personal, papel, distribución,
almacenamiento, retención, etc.)
Este panorama se debe fundamentalmente a varios factores, los cuales se
tratan en el presente ensayo, y cuya discusión pretende servir como punto de
partida para el diseño de un Modelo de Gestión de Documentos que permita
hacer frente a la creciente masa de documentos que diariamentecirculan en
nuestras organizaciones.

2. SINTOMAS, PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES
La existencia de problemas documentales en cualquier organización suele
manifestarse a través de una seria de síntomas que, si son identificados,
permiten de entrada, adoptar medidas conducentes a la resolución de los
efectos causados por una mala administración de documentos. Algunos de
estos síntomas son:
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Falta de coordinación en la administración de los documentos impresos y
los archivos electrónicos.
Falta de coordinación entre los sistemas de información y las funciones
documentales
Divorcio entre las funciones de las áreas tecnológicas y las áreas
responsables del manejo de los archivos y os documentos.
Imposibilidad para mantener las especificaciones técnicasde los
proveedores de soportes documentales (papel, disquetes, cintas
magnéticas, etc.)
Pérdida del acceso a documentos necesarios
Lentitud en la difusión de la información a los miembros la organización.
Incremento en el uso de los nuevos sistemas de comunicación
corporativos.
Crecimientos de los medios masivos de almacenamiento (CD, DVD, etc.)
Mayor cantidad de tiempo mirando losdocumentos que usando la
información contenida en ellos.
Dificultad para seguirle la pista a los documentos generados como
resultados de un determinado trámite
Archivos marcados inapropiadamente o sin criterios técnicos
Considerar que la administración de los documentos es responsabilidad
de alguien más.

Cuando una organización reconoce o identifica estos síntomas, se puede
afirmar que...