Flujograma De Compras

Jueves 22 septiembre
EL PROCESO DE COMPRAS

1.3 Flujograma de COMPRAS, procedimiento.

El funcionamiento de compras debe estar dirigido por normas organizativas y funcionales precisas que hagan que las operaciones previstas siempre se realicen del mismo modo.
Por lo tanto, hay que establecer procedimientos normalizados, cuyo fin es especificar para cada operación o grupo de operaciones laparticipación de sectores de la empresa y del exterior interesado.
Un procedimiento es la sucesión de pasos consecutivos para realizar una actividad. Tenemos los pasos comunes que se desarrollan en torno al departamento de compras:
Requisición
Es el pedimento que se le realiza al proveedor sobre cierta necesidad de satisfacer cierta demanda de compra.
En la mayoría de las ocasiones, ocurrede forma verbal, resultando con ello, un diálogo entre comprador y proveedor para la futura compra-venta del bien o servicio.

Cotización
Es el establecimiento de la cantidad a pagar, forma y plazo de pago por la adquisición del bien o servicio en cuestión. Se abre paso a negociaciones entre el oferente y el demandante.
Al hablar de cotización, se está hablando de la valorización de que losproveedores le dan a su artículo que ofrecen, representada en dinero. En el sector público las cotizaciones se realizan bajo la Ley de Adquisiciones en la que se determina el proveedor ganador mediante concursos o licitaciones; en el sector privado, las cotizaciones se solicitan de acuerdo a las políticas que tengan las empresas solicitantes, que generalmente son 3 cotizaciones solicitadas.Pedido u Orden de Compra
Es el documento físico, por escrito, en el cual se estipulan las condiciones generales en cuanto a la cantidad y calidad requerida a entregar por parte del proveedor hacia el solicitante, indicando el tiempo, lugar y horario adecuado para ello.
El pedido u orden de compra puede cambiar en cuanto a su forma, tamaño, impresión, pero nunca variará su objetivo: hacerformalmente la solicitud de algún bien o servicio.
El contenido del pedido deberá de llevar por lo menos estos elementos: número de referencia, fecha, proveedor asignado, fecha requerida, lugar de entrega, condiciones de pago, cantidad, unidad, descripción, precio, importe total, autorización, y cláusulas.

Recibo de materiales
Para ser preciso en esta descripción, la sección, área o departamento derecibo (muchas veces llamado mesa de control), deberá verificar que se esté realizando la entrega del proveedor precisamente lo que se encuentra estipulado en el pedido u orden de compra con la cantidad correcta.
Finalizada la actividad de remesa de materiales, se procede a realizar un reporte de recibo, en el cual se especifique la fecha, nombre de proveedor, número de pedido, entrega parcial ototal, cantidad recibida, descripción, observaciones y autorizaciones correspondientes.

Control de calidad
La calidad de los productos siempre será un factor importante. Se revisarán todos los bienes entregados, así como la valoración del servicio ofrecido por el proveedor en su caso; de contener defectos, características dañadas o incompletas en los artículos, se procederá a separarlos,contarlos y registrarlos para su posterior devolución al fabricante o distribuidor (proveedor) que hizo la entrega.
Es aquí, en el control de calidad, donde actúan los ingenieros y administradores para lograr su objetivo principal: asegurar los productos con la mejor calidad requerida. Lo que era de interés para un grupo reducido de técnicos de control de calidad, es ahora motivo de preocupaciónprimaria entre un número creciente de gerentes, ingenieros y estadísticos.
El control de calidad es un auxiliar, no un sustituto de los trabajos de diseño, ni de los buenos métodos de manufactura, tampoco de la meticulosa actividad de la inspección, siempre requeridos en la producción de artículos de alta calidad.
En términos más precisos, la calidad es una expresión de las propiedades medidas,...