Fondos Fijos

UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
SECRETARÍA
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE INFORMACIÓN

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DEPARTAMENTO DE T ESORERÍA

Páginas:

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Fecha:
3010/02

P rocedimiento:

“FONDOS FIJOS”

OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los lineamientos metodológicos para el manejo de los Fondos Fijos
otorgados a las distintas Unidades de la UniversidadSimón Bolívar. Este
manual servirá como instrumento para suministrar información para el control
de los Fondos

Fijos y establecer con mayor precisión

responsabilidades dentro de los procedimientos involucrados.

UNIDADES QUE INTERVIENEN

-

Dirección de Finanzas.
- Departamento de Tesorería.
•

Sección de Cuentas por Pagar.

•

Oficina de Registro y Control Financiero.

-Archivo Central de Finanzas.
-

Unidades que manejan Fondos Fijos.

DOCUMENTOS UTILIZADOS
− Estado de Cuenta.
− Facturas y/o Recibos.

la distribución de

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FORMULARIOS
−“Conciliación Bancaria”

Forma 405-08.

− “Libro de Banco”

Forma 405-10.

− “Relación de Anticipos y Gastos de

Forma 405-15.

Fondos Fijos”
− “Comprobante de Desembolso”

Forma 405- 16.

− “Nota de Devolución”

Forma 417-02.

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NORMAS
1. La Creación de los Fondos, así como los Aumentos y Disminuciones de éstos
serán autorizados por el Vicerrector Administrativo, previo informe ampliamente
justificado de la Unidad Solicitante y evaluado por la Dirección de Finanzas.
2. Todo Desembolso del Fondodeberá estar debidamente autorizado por el
responsable del Fondo.
3. El Responsable del Fondo deberá controlar la utilización de los montos asignados
por partidas presupuestarias con el fin de no excederse de su monto.
4. Todo Desembolso del Fondo deberá estar respaldado por Factura y/o Recibo
original a nombre de la Universidad Simón Bolívar. Provisionalmente y hasta por
tres (3) días hábilespodrá justificarse el desembolso empleando el formulario
“Comprobante de Desembolso” de Fondo, de no hacerse la entrega de la Factura
y/o Recibo original, podrá ser descontado al empleado por nómina.
5. El responsable del Fondo será el Jefe de la Unidad a la cual está asignada, quien
a su vez podrá designar por escrito un funcionario en calidad de Custodio para el
control y manejo del mismo.6. La designación del Custodio del Fondo deberá ser notificada a Auditoría Interna y
a la Dirección de Finanzas por el Jefe de la Unidad. Cuando sea designado un
sustituto, se levantará un Acta de Entrega de Fondos y se participará tanto a
Auditoría Interna como a la Dirección de Finanzas.
7. El Custodio del Fondo tramitará

la Reposición del Fondo utilizando el formulario

“Relación deAnticipos y Gastos de Fondos Fijos”, anexándoles los formularios
“Conciliación Bancaria” y el “Libro de Banco” con las Facturas y/o Recibos,

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cuando porlo menos haya desembolsado el setenta y cinco por ciento (75%) del
monto asignado.
8. El Custodio del Fondo deberá tener una fianza de fiel cumplimiento.
9. El Custodio del Fondo deberá tramitar prioritariamente la reposición de los
comprobantes pagados hasta el último día hábil del mes de Diciembre de cada
año antes del receso navideño cualquiera fuera su monto, a los efectos de su...