Función de compras

Función de compras
Antiguamente la función de compras estaba a cargo de un ejecutivo (jefe de compras) y su función era la adquisición de los recursos, con el paso del tiempo esta tarea le fue asignada al departamento de producción, ya que consumía la mayor parte de los materiales. En la actualidad, muchas empresas mantienen esa línea, pero la mayoría de los cargos de compras se encuentran bajola responsabilidad de una gerencia.
Organización interna:
Según como la adquisición de los materiales afecte a la rentabilidad de la empresa, se deberá optar por uno u otro método de organización. En definitiva, la función de compras estará a cargo de distintos niveles de dirección, según se trate de una empresa pequeña, grande, centralizada o descentralizada, por lo tanto es factible encontrarladentro del departamento de producción, ya que se puede ejercer un mayor control.
Además, cualquiera sea la forma de organización, ésta deberá estar basada en un manual previamente confeccionado. En él se deben establecer las políticas adoptadas, los procedimientos generales y específicos, las responsabilidades, la relación con otros departamentos, consideraciones éticas, etc.
Función de compras yrelación con otros departamentos:
La función de compras es uno de los departamentos que mayor interacción tiene con otras áreas, dentro de la empresa y con las organizaciones de los proveedores, por lo que representa por un lado el mundo de la empresa, y por el otro, el mundo de los proveedores.
Más de una vez el encargado de compras debe actuar como mediador o conciliador entre el departamentoque solicita los materiales y los vendedores o proveedores. No es tarea fácil ya que muy pocas veces se llegan a acuerdos que logren satisfacer por completo a ambas partes.
Relación de la función de compras con:
El departamento de Ingeniería: se relaciona a través de la ayuda que brinda para buscar nuevos materiales, y también el asesoramiento para reducir costos.
El departamento de control de laproducción: se relaciona con la puntualidad en cuanto a la entrega de materiales y opinar cuando sea conveniente.
El departamento de ventas del proveedor: crear una buena imagen como base para una negociación.
El departamento de marketing: se relaciona a través de la ayuda que recibe de ésta para realizar estudios sobre tendencias en el mercado, fijación de precios futuros, etc.
Función deevaluación del propio departamento:
El departamento de compras puede evaluar su tarea, utilizando como parámetro resultados anteriores. Las mediciones se pueden realizar en tres áreas:
Objetivos
Procedimientos
Resultados
Los objetivos y procedimientos se relacionan con los objetivos y metas que planificó la dirección con respecto al departamento, y para evaluar resultados se utilizan medidas de tipoestadísticas.
Función de selección de proveedores:
La fuente de suministro es una de las funciones más importantes del departamento de compras, la investigación será el conocimiento que se tenga sobre el o los proveedores a los que se les va a comprar.
Para una correcta selección se deben tener en cuenta ciertos factores:
Factor de calidad: se analizará la capacidad del proveedor para cumplir con lasespecificaciones, como también la capacidad técnica.
Factor de costo: hace referencia al precio de los mismos y a la estabilidad del mismo.
Factor de servicio: análisis de una serie de ítems como: cumplimiento en cuanto a entrega, calidad, garantías en cuanto a productos defectuosos, ubicación del proveedor (influencia en el costo de transporte y traslado de productos).
Factores diversos: por ej. lainstalación y capacidad de producción para hacer frente a pedidos importantes.
Además es conveniente no trabajar con un único proveedor, sino manejar otras alternativas, de forma que se pueda ubicar rápidamente quien pueda suministrar lo que necesita la empresa.
Política de compras:
Un comprador profesional debe realizar operaciones de compra, para eso puede optar por varias técnicas, algunas...