Funciones archivisticas

Funciones Archivísticas

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia

Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a laadministración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

• Creación y diseño de documentos.
• Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).
• Determinación y selección de soportes documentales (cintasmagnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
• Determinación de uso y finalidad de los documentos.
• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas yexternas, tipo de letra, firmas autorizadas.
• Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental:

• Identificación de dependencias productoras.
• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.
• Directrices relacionadas con el número de copias.
•Control de la producción de nuevos documentos.
• Determinación de la periodicidad de la producción documental

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a travésde diferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en los manuales de procedimientos.

En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

? Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correotradicional, correo electrónico,
página web, otros.
? Recibo de documentos oficiales.
? Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
? Constancia de recibo (sello, reloj radicado).

a. Radicación de Documentos:

? Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el
artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejandoconstancia de la fecha y hora de recibo o de
envío.
? Impresión de rótulo de la radicación.
? Registro impreso de planillas de radicación y control.

b. Registro de Documentos:

• Recibo de documentos oficiales.
• Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
• Constancia de recibo.
• Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros.
• Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.
• Establecimiento de controles de respuesta a partir de lainterrelación de documentos recibidos y enviados.

Distribución: se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como:

a. Distribución de documentos externos:...