Generalidades De La Administración Documental

NOMBRE: Adriana Lizet Vanegas Gómez
FECHA: 27 de abril de 2012
ACTIVIDAD: Semana 1
TEMA: Generalidades de la Administración documental

DESARROLLO ACTIVIDADES:

1. Establece los objetivos que debe perseguir la Administración Documental.

* Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
* Proporcionar información ciertay rápida de los documentos que se requieren.
* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
* Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
* Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.
* Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan.
* Buscar laracionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.
* Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservacióndel medio ambiente.
* Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
* Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

2. Elabora un ensayo máximo 2 páginas sobre el papel del Administrador Documental en la entidad donde laboras. Enel espacio “Documentos de Estudios”, encontrarás las pautas para la elaboración de un ensayo.

En la actualidad el uso de los sistemas de información constituye un campo esencial para el éxito de las empresas, ya que el logro de sus objetivos depende no solo del campo económico, estratégico y organizacional, sino también de la implantación y uso de los sistemas de información y de una buenagestión documental.
De esta forma, no me centraré solo en las empresas donde he laborado, ya que el papel de un administrador documental es un tema de contexto general, que en muchas empresas tienen características similares.
En el mundo empresarial tan competitivo en el que nos encontramos, no solo para las empresas en sí, sino también para nosotros como profesionales, encontramos que solo serprofesional no es suficiente, se hace necesario otros estudios que nos aportes ventajas frente a la competencia y referente al campo de estudio en el que me estoy centrando que es la gestión documental y del rol del administrador, cabe resaltar que se hace indispensable tomar un curso de sistemas de información ya que el papel del administrador es de gran impacto para el éxito de la empresa. Porotro lado es importante tener una comprensión básica de los sistemas de información para entender cualquier otra área funcional en la empresa, por eso es importante también, tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información estén al nivel del entorno global y dinámico de hoy.
Por lo tanto, el papel deladministrador documental para las empresas representa un desafío importante ya que sí la información es bien manejada, está centralizada, puede tener un alto valor, pero si por el contrario se cuenta con un mal administrador se puede provocar la destrucción de la información, causando retrasos y altos costos. El administrador documental debe velar por la planificación, manejo, dirección, control,conservación, el uso y la disposición final de la documentación producida por la actividad de la empresa y la recibida por otras entidades, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo del ciclo de su vida.
Por último, concluyó que una buena gestión desarrollada por un administrador documental y de la mano de procedimientos y actividades encaminadas a estas funciones...