Generalidades de la administracion documental.

FECHA: 28 de abril de 2010
ACTIVIDAD: ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

1. CONSULTE EN OTRA FUENTE BIBLIOGRAFICA (INTERNET, LIBROS, DOCUMENTOS DEL AREA) Y AMPLIA EL CONCEPTO DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL.
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ADMINISTRACION DOCUMENTAL
En una empresa, día a día se hacen pequeñas mejoras, para tener toda la información lo más accesibles posible.En los momentos más intensos del trabajo, es muy importante encontrar la documentación fácilmente y con rapidez.
Carros con carpetas, bandejas, archivadores y espacios reservados para documentación en tránsito entran en juego y poco a poco se van puliendo procesos y creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible.
Pero este concepto como tal es parte importante enel desarrollo de una entidad, ya que si miramos tiempos pasados los archivos de la misma no tenían un orden especifico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada, detalle que podía hacerlo tardar horas buscado la misma.
Hoy en día podemos ver que con esta moderna actividad de archivística le damos más importancia a los documentos, interpretación,manejo y aprovechamiento de los mismos.
A continuación veremos un ejemplo y declaración de un integrante acerca de la importancia de la administración y manejo archivístico de una entidad.
Se base en simples rutas configurables donde se crean carpetas con el código del registro del ERP asociado: número de cliente, de albarán, de asiento contable, de no conformidad, número de trabajador,…
Lalógica de permisos y almacenamiento se deja al sistema operativo que actúa como servidor de archivos y el ERP funciona solo como un índice con acceso rápido a ese almacenamiento. Su principal virtud es que es muy sencillo de entender y utilizar, al contrario de otros sistemas de control documental. También es cierto que tiene ciertos inconvenientes, como el acceso remoto a esa documentación, que si seaccede a través de terminal server o similar se puede evitar.
Se entiende por gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinidade los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos ypapel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.

2. APARTIR DE LA CONSULTA
ESTABLECE LOS OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACION DOCUMNTEAL.
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Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
Tramitar los documentos de archivo de acuerdocon la normatividad vigente y con la política institucional.
Organizar los documentos de archivo de acuerdo con su ciclo de vida, la normatividad vigente y las condiciones institucionales.
Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la naturaleza en los contextoslaboral y social.
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

REALIZA UN ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL
 FUNCIONES DEL ARCHIVO

Unificar criterios sobre:
 Métodos de organización de los fondos documentales
 Sistemas de codificación y clasificación usados dentro de la Secretaria...