Generalidades De La Administración Documental

ACTIVIDAD
NOMBRE: | Catalina Sanchez |
FECHA: | Noviembre 7 de 2012 |
ACTIVIDAD: | No. 1 – Semana 1 |
TEMA: | Generalidades de la administración documental |

1. Objetivos que debeperseguir la administración documental:

* Manejar de manera eficiente y metódica la información representada en papel, documentos impresos y documentos electrónicos.

* Reducir costos yespacio en el manejo de la documentación.

* Brindar soluciones tecnológicas al manejo de todo tipo de documentos archivándolos de forma digital y ofreciendo a las personas la facilidad de acceder aellos.

* Unificar el almacenamiento de la información en un solo lugar.

* Dirigir los procedimientos y políticas de manejo, tratamiento, organización y conservación de documentos, desde suorigen hasta el destino final facilitando la toma de decisiones.

2. Ensayo Papel del administrador documental en Unicor S.A.

Unicor S.A. es una empresa creada en 1976 en la ciudad deMedellín con domicilios en las ciudades de Bogotá y Bucaramanga, su actividad comercial es la comercialización de materias primas para diversas industrias como son la alimenticia, la de empaques, la química,la textil entre otras.

Esta empresa tiene una trayectoria de más de 35 años en el mercado por lo que cuenta con una memoria documental institucional que requiere un manejo y conservación adecuadoya que contiene información de clientes, proveedores, mercados, catálogos de productos, manejo financiero, manejo tributario, pruebas de ventas, órdenes de compra, facturas, información sobre losempleados y sin número de datos que hacen parte de la historia, el presente y el futuro de esta organización.

Esta empresa ha tenido inconvenientes en el manejo del archivo como los presentados en elcontrol que se debe hacer en la recepción de documentos, caso especifico facturas de venta, las cuales para ser validas ante un proceso judicial por falta de pago deben ir firmadas por el cliente,...