Gestión de documento para un CDI

OBJETIVO.
Establecer y difundir normas que reglamenten la administración de la gestión documental en el
CDI.
DESARROLLO.
1 RECOLECCION DE DOCUMENTOS.
El procedimiento para la recolección dedocumentos se realiza dando unas series de pautas a cada padre de familia y o acudiente para que entreguen los siguientes documentos:
A) Registro civil.
B) Carnet de sisben o certificado EPS.
C)Hoja sisben.
D) Crecimiento y desarrollo.
E) Vacunas.
F) Cedula del padre.
G) Cedula de la madre.
H) Cedula del responsable.
I) Copia de servicio público.
J) Fotos.
K) Certificado visual.
L)Certificado auditivo.
M) Certificado oral.
N) N° folio red juntos o unidos.
O) Dirección.
P) Teléfono.
Q) Peso al nacer.
R) Talla al nacer.
S) Caracterización.



1.1 ORGANIZACIÓNDOCUMENTAL.
1.1.1 CLASIFICACION DOCUMENTACION.
La actividad de clasificación documental será realizada por el asistente administrativo responsables de los documentos que en cumplimiento a sus funcionesgenere, maneje o tramite. Para apertura o crear una carpeta o expediente, se deben clasificar los documentos de la unidad administrativa teniendo en cuenta el manejo.
• se clasifican los documentos decada estudiante por edad.
• se codifican las carpetas, teniendo en cuenta el curso.
El responsables de la información deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en lasdiferentes unidades de almacenamiento de acuerdo a las disposiciones que en
Se encuentra la Oficina de Sistemas e Informática de la Entidad, a fin de garantizar su conservación.


1.2 ORDENACIONDOCUMENTAL.

• La actividad de ordenación documental será realizada por el responsable de cada AZ.
• Se ordena la serie documental alfabéticamente, en sus respectivas unidades de conservación(AZ).
• Los anexos forman parte de un documento u oficio, por lo tanto, al momento de ordenarlos alfabéticamente dentro del AZ, se debe tener en cuenta el apellido del documento, mas no la fecha de...