Gestion de compras

CAPÍTULO  4. GESTIÓN DE COMPRAS

4.1 Planeación y Presupuesto de Compras

4.2 Gestión de Almacén e inventarios

4.3 Organización administrativa del departamento de compras

4.4 Costo del aprovisionamiento.

PLANEACIÓN DE LAS COMPRAS
Planeación y programación de compras
La planeación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y laformulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.
Planeación: De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organización.
La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo demateriales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información y se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo más queemplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente podrían haberse evitado con una buena planeación.
Como menciona Mercado:
“Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque algunos están en contra de ellos, la verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo de pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertosliberan al comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.” (Mercado; 2002:87:13)
Dentro de la planeación se comprende: Elaborar pronósticos, establecer objetivos, programar, implementar políticas, elaborar procedimientos, y presupuestar gastos, ya sea para un área en específico o para la organizaciónen general.

PRONÓSTICOS Y OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
Los pronósticos: Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas alternativas que existen en el mercado, son una visualización del futuro de manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a tiempo los posibles riesgos. Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por laempresa para determinado período de tiempo, antes de iniciar con las compras de los materiales.
Establecer objetivos:
LOS OBJETIVOS DENTRO DE LA PLANEACIÓN, se establecen con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para la producción, en tiempo, calidad, cantidad y condiciones de pago óptimos. Con ello se apoya al cumplimiento de los objetivos generales de la organización. Elprecio de compra está integrado de varios factores: costo de materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operación, volumen de compra transporte, etc. Se debe llevar un excelente control de todos los factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta época los niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la estructuración de los precios. La calidad es una meta aconseguir en cualquier compra, el precio es también una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por conseguir un precio más bajo. Es importante cuidar la calidad de empaque y envase de los materiales que se estén comprando. Las mejores condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las políticas generales de la organización. Según Mercado:
La orden decompra debe de hacerse por una cantidad óptima, que no represente riesgos de gastos innecesarios o perdidas por obsolescencia de materiales, deberá colocarse cuando el nivel de inventario se encuentre en el punto de re orden, el cual se establece sobre el nivel mínimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocación de la orden y la recepción del pedido”. (Mercado:...