gestion de la calidad

ETAPA 4: ANALIZAR LA INFORMACIÓN BÁSICA DEL NEGOCIO Y DEL
PROCESO DE TRABAJO
“El trabajo técnico del proceso de reingeniería comienza con esta etapa. Las primeras tres estaban
dirigidas a seleccionar el área del negocio y definir el alcance del proyecto. En este punto, los gerentes
indicados habrán definido y aprobado los límites del proyecto. Las actividades incluyen la definición de
losmodelos, el desarrollo de la información necesaria y el análisis del flujo de trabajo.
Aunque puede parecer un trabajo simple, no lo es, porque implica escudriñar políticas, reglas de
negocios, valores agregados, utilidades, flujos de trabajo, modelos conceptuales de los procesos de
negocios, funciones de negocios, estructura organizacional, misiones de la unidad organizacional,
definiciones detrabajo, procesos de producción y sistemas de computación que estén relacionados con
el proceso. Trazar las interrelaciones, cuantificar los modelos y determinar los requerimientos de
información pueden ser actividades muy complejas…
La información y los análisis previos se refinarán más adelante, en esta etapa. Esta refinación
suministrará estimados más precisos de los costos y de losbeneficios potenciales del proyecto. Además,
se describirá el efecto probable del proyecto sobre los flujos de trabajo y los directivos correspondientes
conformarán el equipo de coordinación del proyecto. El aspecto más importante de la etapa 4 es que
desarrollará modelos muy detallados de los procesos actuales para permitir el diseño de los nuevos. En
esta etapa deben identificarse todos losproblemas relacionados con la manera como se realizan las
actividades”.
Proyectos para corregir problemas
“El análisis de la etapa 4 comienza por determinar dónde se hallan el problema y sus síntomas, para
aquellos esfuerzos destinados a la solución de una dificultad específica o de un grupo de problemas que
tienen relación entre sí. Si existe un programa de aseguramiento de calidad, lascorrespondientes cifras
estadísticas serán una buena fuente de datos acerca de los síntomas porque fijan un punto de partida a
la investigación. A partir de este punto, se retrocede en el flujo de trabajo, se identifica aquel flujo que
produce el síntoma: un montón de desechos, un producto rechazado, un problema de cobranza u otro
aspecto similar; a continuación se identificarán completamente laactividad, las relaciones y las áreas
problema en este flujo de trabajo, partiendo de los diagramas de la actividad de negocios (BAM).
Se identificarán todas las funciones de negocios en los flujos de trabajo que parecen tener áreas
problema; luego se examinarán los diagramas de relación para aprender los detalles del trabajo que se
está llevando a cabo. Se observará la tecnología utilizada paraapoyar las funciones de negocios. Es
necesario seguir el problema, retrocediendo en el flujo de trabajo, para determinar si el problema es
causado por algo realizado en otro proceso; además, debe revisarse para detectar debilidades obvias
que puedan ocasionar o aumentar los problemas… Una vez que se han aislado las causas de los
problemas y también los problemas potenciales, el analista notificaráa todas las unidades de negocios
involucradas en el proceso. Los gerentes y los trabajadores clave en las labores deberán verificar el
análisis”.
Proyectos para mejorar el proceso
“A diferencia de los proyectos que se emprenden para resolver problemas o para hacer dinámico un
departamento, los proyectos para mejorar el proceso casi siempre comienzan con la identificación de una
oportunidad.Como resultado, la actividad inicial de la etapa 4 se orienta a analizar todas las interfaces de
los procesos. Este procedimiento se volverá a emplear para identificar los departamentos potencialmente
afectados. A continuación se trazarán las funciones de negocios que abarquen el proceso, en relación
con los flujos de trabajo y los departamentos.
Los modelos de posicionamiento que ayudan a...