Gestion del tiempo

Gestión del tiempo y recursos

1) Definición de las actividades
Una vez que se ha definido el proyecto, su objetivo y su
alcance, es necesario desglosar el proyecto en unidades más
concretas, es decir, en actividades. Esto requiere, por parte del
gerente del proyecto, conocer a fondo el tipo de proyecto sobre
el que se esté trabajando. Un gerente de proyectos
especializado en proyectos deinstalaciones eléctricas,
difícilmente será capaz de definir las actividades necesarias
para realizar un proyecto de construcción; de igual forma, el
experto en proyectos de construcción requerirá apoyo para
definir las actividades necesarias para realizar un proyecto de
tecnologías de información.

¿Qué actividades se requieren para llevar a cabo la instalación eléctrica de una naveindustrial?,
¿cuáles se necesitan realizar para instalar una red de computadoras en una organización?
El resultado de la definición de las actividades de un proyecto es una lista de tales,
preferentemente con sus atributos, de esta forma todos los miembros del equipo tendrán claro lo
que se espera de cada actividad. En proyectos complejos, la definición detallada de ellas puede
hacerse aún másnecesaria.
Además de lo anterior, es necesario identificar los eventos importantes del proyecto, esto es,
puntos de referencia que sirvan para supervisar su avance; a estas actividades se les conoce
como hitos del proyecto y tienen una duración cero (Esterkin, 2005). Los hitos se utilizan en el
diseño del cronograma del proyecto.

2) Secuencia de las actividades
Además de identificar lasactividades necesarias para la realización de un proyecto, es prioritario
establecer su secuencia lógica. Para el ejemplo de la instalación eléctrica de una nave industrial,
supongamos que se requieren las siguientes tareas:
• Determinar el número de contactos, luminarias y controles eléctricos requeridos.
• Realizar pruebas de la instalación.
• Adquirir el material eléctrico.
• Determinar lasespecificaciones eléctricas del material requerido.
• Contratar a los electricistas.
• Realizar la instalación.
• Dibujar el plano de la instalación eléctrica.
¿Cuál es la secuencia adecuada para estas actividades?, ¿cuáles de ellas requieren que se
hayan terminado algunas otras? A continuación se muestra una secuencia posible de estas
actividades.
1. Determinar el número de contactos,luminarias y controles eléctricos requeridos.
2. Determinar las especificaciones eléctricas del material requerido.
3. Dibujar el plano de la instalación eléctrica.
4. Adquirir el material eléctrico.
5. Contratar a los electricistas.
6. Realizar la instalación.
7. Realizar pruebas de la instalación.
¿Es posible dibujar el plano de la instalación eléctrica antes de conocer el número de contactosque se requieren? La respuesta es no. Sin embargo, sí es posible contratar a los electricistas
antes (o al mismo tiempo) que se adquiere el material; incluso, pueden realizarse pruebas
conforme se vayan terminando secciones de la instalación.

REFLEXIÓN
Lo anterior implica que algunas actividades se puedan hacer en paralelo, pero otras definitivamente
no. La identificación de la secuenciamás conveniente de las actividades de un proyecto depende de
múltiples factores, entre ellos, los recursos con los que se cuente, las normativas de la organización,
el alcance del proyecto.

3) Estimación de recursos

La determinación de los recursos necesarios para realizar cada actividad del plan, depende del
proyecto en particular. Por ejemplo, dibujar el plano de una instalación eléctricade una nave
industrial pequeña puede requerir la labor de una persona únicamente, pero si la nave industrial
es grande puede hacerse necesaria la labor de más personas. Esto también depende del plazo
con el que se cuente; si se quiere terminar una actividad en menor tiempo, se requerirán más
recursos humanos.
Además del recurso humano, también es necesario considerar los materiales o...