Gestion docuemental

Importancia de emplear el vocabulario técnico en nuestra área:

Antes que todo, es supremamente importante emplear el vocabulario, ya que para poder desempeñar un cargo administrativo endocumentación se debe tener muy en cuenta la terminología en el área donde laboramos, para poder así entender los procesos documentales de una organización y tener una adecuada expresión que posibiliteagilizar procedimientos sin ninguna dificultad.

Definiciones:

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización yconsulta administrativa.

Flujogramas: Es un diagrama que expresa gráficamente las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.Foliación: Acto de enumerar las hojas.

Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida yrecibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Documento: el Documento es un registro de información en cualquierformato papel, digital, que tiene importancia para el adecuado funcionamiento de los procesos de una organización.

Preclusión: es el plazo jurídico q se le da a los documentos cuando ha caducadola vigencia anterior sin necesidad de volverlo a replantear.

Transferencia: es el traspaso de documentos ya sea de tipo comercial, jurídico o archivístico, teniendo en cuenta el proceso q sedebe llevar a cabo para realizar el mismo.

Radicación: consiste en registrar o radicar con la utilización de las ayudas de búsqueda de SAP los datos contenidos en los documentos físicos.Expurgo: consiste en eliminar los documentos q pierden su vigencia.

Plazo precaucional: es el tiempo en q los documentos se conservan con el objeto a responder reclamaciones de tipo administrativo.