GESTION DOCUMENTAL

PLANIFICACION ARCHIVÍSTICA

Los sistemas institucionales de archivos: planificación, programación y organización archivística
- Los principios
- La planificación estratégica
- Objetivos de la organización archivística
- Punto de partida: adopción de una política integrada de tratamiento de los documentos

El proyecto archivístico: las fases
- La encuesta
- El informe diagnóstico
-El proyecto de organización

Elementos del sistema archivístico
- Archivos de gestión
- Archivo intermedio
- Archivo histórico
- Las comisiones técnicas. La Comisión de Archivo

Los principios
- Eficacia
- Eficiencia
- Productividad
- Calidad en las organizaciones

La planificación estratégica
Elementos que integran el proceso de planificación:
- Establecimiento de objetivos
-Presupuesto anual
- Programa anual
- Valoración del costo probable de las actividades del programa
- Establecimiento de fases e indicadores en el programa
- Plan estratégico completo para un número determinado de años

Los planes estratégicos y de desarrollo permiten:
- conseguir efectividad en sus operaciones
- proporcionar flexibilidad
- optimizar la utilización de los recursosMétodo para la planificación estratégica:
- Estudio del ambiente corporativo
- Estudio del ambiente externo
- Estudio de los sistemas de documentos
- Desarrollo del programa estratégico
- Implantación del programa

Objetivos de la organización archivística
- Permitir la gestión integral de los documentos y archivos
- Facilitar el papel coordinador del Servicio de Archivo
- Disponer derecursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos
- Facilitar la aplicación del Reglamento del Servicio de Archivo y otra normativa
desarrollada

Punto de partida: adopción de una política integrada de tratamiento de los documentos
Elementos de la política
- reglamentación, como elemento "habilitador" de la aplicación de las soluciones propuestas para el programa de tratamiento
-estructura, que comprende recursos humanos, físicos y financieros, así como situación en el organigrama de la institución
- programa

Elementos del programa archivístico
Elementos constitutivos del programa
- Normas para la creación, difusión y recepción de los documentos
- Tratamiento de los documentos activos
Normas de clasificación, recuperación y conservación en los espacios administrativos
-Tratamiento de los documentos semiactivos
Normas de transferencia y conservación centralizada y rentable de los documentos

- Tratamiento de los documentos inactivos
Normas que regulen la adquisición, conservación, tratamiento, utilización y valorización de los documentos con valor secundario o científico
- Tratamiento de los documentos esenciales
Normas para el tratamiento particular deciertos documentos que, si se perdieran o alteraran, ocasionarían serias dificultades a una organización
- Tratamiento de los documentos audiovisuales y electrónicos
Normas para su tratamiento específico, debido a su singular problemática

Elementos de apoyo
- Inventario de los documentos
- Calendario de conservación
- Manual de gestión de documentos y archivos
- Plan de prevención yseguridad

El proyecto archivístico: las fases
La encuesta: objetivos y procedimiento
El informe diagnóstico: objetivos y procedimiento
El proyecto de organización: definición de un programa
- Definición e implantación de las claves archivísticas
- Desarrollo de las claves archivísticas
- Consolidación del sistema archivístico

El proyecto archivístico: la encuesta
Objetivos
- Conocimiento dela misión de la institución, sus funciones y estructura, sobre la base documental
- Conocimiento de la realidad documental en el conjunto de la institución
- Acumulación y evaluación de datos objetivos con los que alcanzar un diagnóstico, para diseñar su adecuado tratamiento

El proyecto archivístico: la encuesta
Procedimiento
- Diseño de un formulario:
Datos administrativos y de...