Gestion Documental

PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL









ERCILIA ENTRALGO GOMEZ








SENA
CENTRO AGROTURÍSTICO
TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA
SOCORRO
2013
PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL




ERCILIA ENTRALGO GOMEZ



Informe



Instructor, Profesional en Gestión Empresarial
Carlina Camacho Parra
Tecnóloga Empresarial



SENA
CENTROAGROTURÍSTICO
TECNOLOGÍA EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA
SOCORRO
2013
INTRODUCCIÓN
Con la Ley 594 de 2000 –Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental, queda consignado en el Título V, Artículos 21 al 26, en los que se establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesos archivísticos, la formación de archivos a partir del conceptode archivo total, la obligatoriedad de las tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y la obligación de los inventarios documentales.

La Gestión de documentos se enmarca dentro del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos tales como: la producción, recepción, distribución, consulta, organización, recuperación y disposición final de losdocumentos.

Las Tablas de Retención Documental es el instrumento archivístico que identifica para cada entidad, de acuerdo con sus funciones y procedimientos, los documentos que produce, recibe y debe conservar, con sujeción al principio de eficiencia que rige la función administrativa, y al de racionalidad, que rige para los archivos como elementos fundamentales de la administración pública,agentes dinamizadores de la acción estatal y sustento natural de sus procesos informáticos.

En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos se continúa con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para la organización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos y normativos del SistemaNacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre la importancia de los archivos para la administración y, la cultura, así como, la conservación y preservación del patrimonio documental

















1. PASOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1.1 DEFINICIÓN

Un Programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en lasque se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.

1.2 PLANEACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Para elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar aspectosadministrativos, que hacen relación a la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración; aspectos económicos, se refieren a la reducción de costos, derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos, destinados para la gestión documental; aspectos archivísticos, considerados la base del programa, estos son el concepto de archivototal, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.

El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa, planes de mejoramiento y planes decontingencia.

Este diagnóstico es coordinado por un Comité de Archivo quien retoma o actualiza los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre la institución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en...