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GUÍA DE
CONSERVACIÓN
PREVENTIVA PARA
LOS ARCHIVOS DE LA
POLICÍA NACIONAL

Octubre 10 de 2009

Guía Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

Guía de Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional
Publicación de la Policía Nacional de Colombia
Dirección General – Secretaria General
Área de Archivo General
Presidente de la República
DoctorÁLVARO URIBE VÉLEZ
Ministro de Defensa Nacional
Doctor GABRIEL SILVA LUJÁN
Director General Policía Nacional
Mayor General OSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Subdirector General
Mayor General RAFAEL PARRA GARZÓN
Director de Seguridad Ciudadana
Mayor General ORLANDO PÁEZ BARÓN
Secretario General
Doctor ALFONSO QUINTERO GARCÍA
Coordinación General y Redacción
Mayor JOSÉ HERNANDO MEDINA BERNALCapitán EDGAR FERNANDO LÓPEZ GONZÁLEZ
Subintendente GUSTAVO GRANADOS GONZÁLEZ

1GD-GU-0001
Ver.: 0

1
Aprobación: 23-08-2010

Guía Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

CONTENIDO
Presentación.....………………………………………………………………………………….…..…

4

Introducción…………………………………………………………………………………………..…

6

1. Generalidades…….....…..….…………………………….…………………………....……7

1.1 Objeto …………………….…………………………………………………..…..…….

7

1.2 Normatividad.…………….………………………………………………..……………

7

2. Los Archivos Centrales y el Patrimonio Documental ………………….….………….

9

3. Diagnostico Integral.…………………………...………………………………....………..

11

3.1. ¿Cómo lo hago? ………………………………………………………………………..

12

4. Sistema Integrado de Conservación (SIC)………………………………………………

13

4.1.Principales Aspectos a Considerar……………………………………………………

14

4.2. Estrategias o Programas de Conservación…………………………………………..

14

4.3. Sensibilización del Personal……………………………………………………………

15

4.4. Limpieza de Áreas y Documentos…………………………………………..…………

16

4.4.1. Eliminación del Polvo………………………………………………………….....

16

4.4.2. Para recordar……………………………………………………………………...

16

4.5.Monitoreo y Control Ambiental y Biológico……………………………………………

17

4.5.1. Control de contaminantes biológicos……………………………………………

19

4.5.2. Uso y Manipulación………………………………………………………….……

20

4.5.3. Almacenamiento y Realmacenamiento…………………………………….…..

20

4.5.4. Unidades de Conservación: Materiales y diseño………………………………

21

4.6. Inspección y Mantenimiento de Instalaciones…………………………………..……21

4.7. Prevención y Atención de Desastres………………………………………………….

22

4.8. Otros Programas………………………………………………………………………...

23

4.8.1. Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia ………….

23

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Ver.: 0

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Aprobación: 23-08-2010

Guía Conservación Preventiva para los Archivos de la Policía Nacional

4.8.2. Migración de la información a otrossoportes………………………………….
5. La Conservación en el Archivo de Gestión……………………………………………..
5.1. Transferencia al Archivo Central……………………………………………………….

24
26
31

6. La Conservación en el Archivo Central………………………………………………….

32

7. La Conservación en el Archivo Histórico…………………………………………….....

35

8. Pautas para la Consulta de Documentos………………………………………………..

37

9. Programas de ConservaciónPreventiva………………………………………………...

38

10.Glosario………………………………………………………………………………………..

41

11.Anexos………………………………………………………………………………………...

42

11.1. Anexo 1. Instructivo de Limpieza y Desinfección de Áreas y Documentos………. 42
11.2. Anexo 2. Instructivo 009 “condiciones técnicas mínimas que deben poseer las
dependencias destinadas para archivos”…..………………..……………………… 56
11.3. Anexo 3. Acuerdo 050“Prevención de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo”…………………………………………………..…………….

62

11.4. Anexo 4. Deterioro en Documentos de Archivo……………………………………

67

11.5. Anexo 5. Empaste y encuadernación ¿la solución?............................................ 74
11.6. Anexo 6. Extintores…………………………………………………………………..

75

11.7. Anexo 7. Especificaciones de...