gestion documental
Páginas: 38 (9329 palabras)
Publicado: 12 de octubre de 2014
GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización
de los fondos acumulados
COLOMBIA
Bogotá, D.C. 2003
LUIS FERNANDO SIERRA E.
GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIÓN DE
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización
de los fondos acumulados
Elaborado por:
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBARProfesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y Archivista.
(Candidato)
Universidad de la Salle
Correo Electrónico:
Lsierrae70@hotmail.com
BOGOTA D.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO
Página
INTRODUCCIÓN
Capitulo I
1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS
1.1 Definición
1.2 Procesos de Valoración
1.2.1 Valoración documental
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados
1.3.1 Principiode procedencia
1.3.2 Principio de orden original
1.4 La Descripción Documental
1.4.1 Denominación del fondo acumulado
1.5 Base Legal
1.6 Metodología organización de fondos acumulados
Capitulo II
2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD
2.1 Definición
2.2 Objeto
2.3 Alcance
2.4 Plan de Acción
2.5 Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental
Capitulo III
3. PASOSMETODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD
3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico
3.1.1 Elementos a evaluar
3.2 Estudios Institucionales
3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la
institución
3.3 El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
3.3.1 Definición del cuadro de clasificación
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación
3.3.3 Elementos de todo cuadro
3.4 PropuestaTabla de Valoración Documental
3.4.1 Elementos de toda tabla de valoración
3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental
Capitulo IV
4. DEFINICIONES
BIBLIOGRAFÍA
Anexos
INTRODUCCION
La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de
documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios
acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crearcondiciones de
ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando
ellas se encuentran en los depósitos de archivo.
El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y
teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones
etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en
algún momento de su gestión se vieronenfrentados en la organización de sus
archivos.
Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consiente de la
necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la
organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar
criterios, me impulso a la elaboración de este texto sobre la construcción de
las TVD, y colocar al alcance de Archivistas,Estudiantes y demás personas
interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Guía
Metodologíca que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos,
que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una
de las organizaciones.
Dentro de las nuevas políticas archivísticas para Colombia, fue necesario
definir criterios a nivel de las Tablas de ValoraciónDocumental TVD frente a;
conservación, normalización, control y facilidad de consulta de la información.
Para ello se definieron lineamientos sobre:
•
Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación
•
La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas.
•
Descripción de pasos para elaborar las Tablas de Valoración
•
La aplicación de la TVD
De la aplicación yel cumplimiento metódico de la presente guía, depende el
éxito en la organización del fondo acumulado y la recuperación de la Memoria
Institucional y documental.
Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental
CAPITULO I
1.1 DEFINICIÓN
Son
documentos
reunidos
por
una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin ningún
criterio...
LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE
VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización
de los fondos acumulados
COLOMBIA
Bogotá, D.C. 2003
LUIS FERNANDO SIERRA E.
GUIA METODOLOGICA PARA
LA ELABORACIÓN DE
TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD
El reto frente a la organización
de los fondos acumulados
Elaborado por:
LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBARProfesional en Sistemas de Información,
Bibliotecólogo y Archivista.
(Candidato)
Universidad de la Salle
Correo Electrónico:
Lsierrae70@hotmail.com
BOGOTA D.C.
Octubre de 2003
CONTENIDO
Página
INTRODUCCIÓN
Capitulo I
1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS
1.1 Definición
1.2 Procesos de Valoración
1.2.1 Valoración documental
1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados
1.3.1 Principiode procedencia
1.3.2 Principio de orden original
1.4 La Descripción Documental
1.4.1 Denominación del fondo acumulado
1.5 Base Legal
1.6 Metodología organización de fondos acumulados
Capitulo II
2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD
2.1 Definición
2.2 Objeto
2.3 Alcance
2.4 Plan de Acción
2.5 Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental
Capitulo III
3. PASOSMETODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD
3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico
3.1.1 Elementos a evaluar
3.2 Estudios Institucionales
3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la
institución
3.3 El Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
3.3.1 Definición del cuadro de clasificación
3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación
3.3.3 Elementos de todo cuadro
3.4 PropuestaTabla de Valoración Documental
3.4.1 Elementos de toda tabla de valoración
3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental
Capitulo IV
4. DEFINICIONES
BIBLIOGRAFÍA
Anexos
INTRODUCCION
La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de
documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios
acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crearcondiciones de
ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando
ellas se encuentran en los depósitos de archivo.
El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y
teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones
etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en
algún momento de su gestión se vieronenfrentados en la organización de sus
archivos.
Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consiente de la
necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la
organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar
criterios, me impulso a la elaboración de este texto sobre la construcción de
las TVD, y colocar al alcance de Archivistas,Estudiantes y demás personas
interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Guía
Metodologíca que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos,
que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una
de las organizaciones.
Dentro de las nuevas políticas archivísticas para Colombia, fue necesario
definir criterios a nivel de las Tablas de ValoraciónDocumental TVD frente a;
conservación, normalización, control y facilidad de consulta de la información.
Para ello se definieron lineamientos sobre:
•
Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación
•
La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas.
•
Descripción de pasos para elaborar las Tablas de Valoración
•
La aplicación de la TVD
De la aplicación yel cumplimiento metódico de la presente guía, depende el
éxito en la organización del fondo acumulado y la recuperación de la Memoria
Institucional y documental.
Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental
CAPITULO I
1.1 DEFINICIÓN
Son
documentos
reunidos
por
una entidad en el transcurso de
su vida institucional sin ningún
criterio...
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