Gestion Hotelera

OBJETIVOS DEL MANUAL DE COMPORAS

INTRODUCCION
Un manual de procedimiento es el que contempla el conjunto de normas y procesos que pautan las actividades sobre las compras, servicios, y el almacenamiento y suministro de bienes materiales, repuestos y lubricantes. Además suele contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios para el correcto desarrollo delas actividades de la empresa.
Por tal motivo, es muy importante que las empresas revisen periódicamente los procedimientos de compras de materiales y servicios utilizados, con el fin de poder detectar fallas a tiempo y darles las soluciones pertinentes.

OBJETIVOS
Los objetivos específicos del manual son los siguientes:

* Establecer un método estándar para ejecutar las operacionesrutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras.

* Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados.

* Proporcionar a los niveles de supervisiónuna herramienta para medir la eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa.

* Eficientizar el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo.

* Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareassean realizadas de manera uniforme y estándar.

CONCEPTOS
COMPRAS: es la operación que se propone suministrar bienes o servicios en los términos, normas o especificaciones que se le soliciten, o que marque el proyecto en las mejores condiciones de calidad, precio y servicio a cambio de dinero.
COMPRADOR: es la persona con la facultad de cubrir las necesidades por medio de una compra de un bien oservicio, demandado o solicitado por un departamento o persona que pertenece a la empresa.
PROCESO: un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por losresponsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica.
PROCEDIMIENTOS: Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo dedocumentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.
DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO: al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecución del trabajo, es másgeneralizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurídico, confirmado por la Constitución y las Leyes. En este instructivo para tener didácticos los términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma análoga, especialmente porque se está describiendo el trabajo de una persona responsable y de allí se origina la descripción del Manual de Funciones.
DEFINICIÓN DEL MANUAL DEPROCEDIMIENTOS: el Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una...