Gestion Por Procesos-Guia

ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA-CUNDINAMARCA
GUIA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
DE GESTIÓN POR PROCESOS
JUAN CARLOS BELTRÁN MORENO
JIMMY RICARDO MUNEVAR RICO
SOACHA, CUNDINAMARCA – MARZO DE 2010
2
INDICE
Pág.
INTRODUCCIÓN 3
1.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 4
2. ALCANCE 4
3. RESPONSABILIDADES 4
4. DEFINICIONES 5
5. ASPECTOS GENERALES 7
5.1. ¿QUE ES EL MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS?7
5.2 ¿QUE CARACTERISTICAS TIENE EL MODELO DE GESTIÓN POR
PROCESOS?
8
5.3. ¿QUE TIPOS DE PROCESOS EXISTEN EN UNA ORGANIZACIÓN? 9
5.4. ¿QUE BENEFICIOS TIENE LA IMPLEMENTACIÓN DE UN MODELO
DE GESTIÓN POR PROCESOS?
10
5.5 ¿QUE PASOS SE DEBEN SEGUIR PARA IMPLEMENTAR LA
METODOLOGÍA DEL MODELO DE GESTIÓN POR PROCESOS?
10
5.5.1. APLICACIÓN METODOLOGIA DE OPCIONES PRIORITARIAS 11
5.5.2.IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS 13
5.5.3. IDENTIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS 19
5.5.4. SISTEMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN 20
3
INTRODUCCIÓN
La Alcaldía Municipal de Soacha-Cundinamarca, se propuso en el Plan de
Desarrollo Municipal “ Soacha para vivir mejor”, implementar el Modelo Estándar
de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP
1000, como unaestrategia para fortalecer las prácticas de la organización hacia la
calidad y de esa manera satisfacer de manera más integral las necesidades y
expectativas que tiene la ciudadanía que vive en el municipio.
Para la implementación del MECI:2005 y del Sistema de Gestión de la Calidad,
bajo la norma NTCGP 1000:2009, la implementación del Modelo de Gestión por
Procesos constituye una herramientafundamental, dado que con esta
metodología se ayuda a las organizaciones a identificar que hacen, como lo hacen
y de qué manera se satisfacen las necesidades y expectativas de sus clientes. De
otra manera; el Modelo de Gestión por Procesos proporciona una visión sistémica
de cómo funciona la organización y le permite identificar la dinámica de la gestión
y su cadena de valor.
Este documentoproporciona orientación para la comprensión de los conceptos y
aplicación del “modelo de gestión por procesos y pretende promover un enfoque
coherente para la descripción de procesos y el uso de la terminología relacionada.
4
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
La presente guía describe la metodología para la implementación del modelo de gestión
por procesos y se aplicará en la Alcaldía del Municipio deSoacha-Cundinamarca.
2. ALCANCE
La guía de implementación del modelo de gestión por procesos aplica para el nivel central
de la administración de la Alcaldía Municipal de Soacha y comprende la definición del
mapa de procesos, caracterización de los mismos, subprocesos y procedimientos.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL
La Secretaría de Planeación yDesarrollo Territorial tendrá la responsabilidad de asesorar
a todas las dependencias de la Alcaldía en la implementación del modelo. Tendrá además
la responsabilidad de determinar el cronograma para la presentación de los productos.
3.2. OFICINA DE CONTROL INTERNO
La Oficina de Control Interno tiene la responsabilidad de verificar la ejecución de los
planes de acción que se formulen para laimplementación de la metodología y producir las
respectivas recomendaciones.
3.3. DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS, OFICINAS Y DIRECCIONES
Estas instancias tienen la responsabilidad de aplicar la metodología e identificar sus
procesos, subprocesos y procedimientos observado la reglamentación legal vigente y la
satisfacción de las necesidades y expectativas de sus clientes internos yexternos.
5
3.4. COMITES O GRUPOS MECI: CALIDAD
Los Comités o Grupos MECI:CALIDAD, tienen la responsabilidad de liderar la aplicación
de la metodología de gestión por procesos.
4. DEFINICIONES
Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.
NOTA 1 El término "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente....