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LA GESTION DOCUMENTAL
Qué es?
Es el conjunto normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de informacióndesde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios deracionalización y economía.
¿Para qué sirven?
Los Documentos de Gestión regulan el modelo de gestión interna y que permiten mantener el control de la calidad en todos los ámbitos de la organización así comoestablecer los lineamientos estratégicos de las acciones y las competencias entre las autoridades, oficinas, sedes, recursos humanos, procedimientos, operaciones y todo lo relacionado al negocio y/uorganización del aparato funcional interno que permitirá obtener los objetivos centrales de la empresa u organización.
Objetivos:
1. Contar con los instrumentos de gestión organizacionalfundamentales para el aseguramiento de la calidad interna y de su adecuado control permanente.
2. Contar con guías estandarizadas que permitan conceptualizar definiciones, aprender, llevar a cabo operaciones,usos, y cualquier aspecto que, mediante documentos, favorezcan la calidad interna.
3. Contar con los reglamentos internos, lineamientos de control, manuales como los de comunicación interna y códigode ética y cualquier documento que involucre la cultura de la organización asegurando el mejor clima laboral.
4. Contar con lineamientos políticos institucionales que describan el buen gobiernocorporativo, sus relaciones exteriores, su participación en la comunidad, RSE ycompromiso con el medio ambiente.
5. Contar con documentos instructivos para el personal que cumpla cualquier funciónespecífica y que requiera su constante capacitación y adecuación a nuevos estándares de calidad y/o a nuevos procedimientos.
6. Contar con los documentos necesarios para guiar eficiente y eficazmente...