Glosario archivistico y apreciaciones

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.APRECIACION: ES LA ACTIVIDAD MAS IMPORTANTE PARA EL MANEJO DE LA INFORMACION PARA PLANEAR DIRIGIR Y TOMA DE DECISIONES A NIVEL EMPRESARIAL NOS AYUDA A DISMINUIR COSTOS Y A PLANEAR TODAS LAS TAREAS ARCHIVISTICAS
SIN ESTA ACTIVIDAD SERIA UN CAOS ORGANIZACIONAL EN EL AREA DE DOCUMENTOS. Y LA MEMORIA A NIVEL EMPRESARIAL NO EXISTIRIA –

CASILLERO: Mueble con divisiones, sin cierres deninguna especie, para tener clasificada la documentación.

CLASIFICACIÓN
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones
APRECIACION SEPARAR LOSDOCUMENTOS DEPENDIENDO LA SERIE DOCUMENTAL AL QUE PERTENECE EL DOCUMENTO.EJ CONTRATOS, HOJAS DE VIDA
CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de
Los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.
Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricosAPRECIACION ES LA MEDIDA QUE SE TOMA PREVENTIVA PARA CONSERVAR LOS DOCUMENTOS PARA QUE NO SE DETERIOREN Y PIERDAN SU VALOR TESTIMONIAL
DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discosmagnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre, fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.
APRECIACION ES TODO TIPO DE MATERIAL SEA ESCRITO OPTICO SISTEMATIZADO FOTOGRAFICO ESCUALQUIER TIPO DE ELEMENTO RECIBIDO O PRODUCIDO POR UNA ENTIDAD
EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
APRECIACION ES EL CONJUNTO DE ELEMENTOS ORGANIZADOS DE UNA MISMA SERIE DOCUMENTAL

FOLIACIÓN
Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupodocumental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.
Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas
APRECIACIO ESNUMERAR CADA FOLIO DE UN EXPEDIENTE EN FORMA SUCESIVA
PLAZO PRECAUCIONAL
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración
APRECIACION ES EL TIEMPO QUE SE DA A LOS DOCUMETOS PARA SABER SI SE ELIMINAN O SE TRANSALADAS AL ARCHIVO HISTORICO
ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:
• Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte materialproducidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
• La acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por una...