Guía para la planeación de eventos

DOCUMENTO DE APOYO
PARA LA PLANEACIÓN Y REALIZACIÓN DE EVENTOS


¿QUÉ ES UN EVENTO?
Es sencillamente un espacio para encontrarse con otras personas con intereses en común. Un intercambio.


¿PARA QUÉ SIRVEN LOS EVENTOS?
Transmitir nuevas informaciones.
Intercambiar ideas y experiencias.


¿CUÁLES SON LAS MOTIVACIONES PARA REALIZAR UN EVENTO?
Para obtener información formal deotras personas, expertos o pares.
Para encontrarse con colegas e intercambiar puntos de vista y establecer contactos con más frecuencia.


ACTIVIDADES DE ACUERDO CON EL OBJETIVO:
Educativo: congresos, simposios, cursos, seminarios, mesas redondas, talleres, foros, conferencias, exposiciones, convenciones, etc.
Social: homenajes, días especiales, etc.
Turístico: viajes, tours, etc.
Deportivo:campeonatos, olimpiadas, encuentros deportivos, etc.
Cultural: festivales, concursos, salones, exposiciones, muestras artísticas, etc.
Informativo: reuniones, convenciones, asambleas.

Todos son escenarios en los cuales se vinculan personas o instituciones, donde se ARTICULAN intereses comunes y se produce un INTERCAMBIO de información y conocimiento.


FORMAS DE HACER EVENTOS
Congreso:reúne a un grupo numeroso de personas que pertenecen a un área del conocimiento, que no se reúnen habitualmente, para informarse y/o deliberar sobre algún tema específico. La duración es aproximadamente entre 3 y 7 días, en los cuales se realizan múltiples actividades, muchas simultáneamente, como conferencias, mesas, talleres, foros, sesiones de trabajo. Los congresos internacionales suelenrealizarse cada dos años, y los nacionales, cada año. Tanto la fecha como la temática se definen con cierto tiempo de anticipación.
Convención: reunión formal con carácter de asamblea, generalmente de personas pertenecientes a grupos sociales, políticos, económicos o empresariales. Su objetivo es suministrar información sobre una situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer nuevos sistemas ométodos de trabajo, hacer público algún proceso, ofrecer un nuevo producto al mercado y/o solucionar problemas específicos. Su duración se establece de acuerdo a los objetivos que persigue.

Seminario: su objetivo es la investigación o estudio intensivo de un tema en reuniones de trabajo debidamente planeadas. Normalmente es un grupo reducido, donde los miembros tienen intereses comunes encuanto al tema y un similar nivel de conocimientos. El desarrollo del tema exige la búsqueda o investigación en diferentes fuentes, los resultados y conclusiones son responsabilidad de todo el grupo. Al final se hace una sesión de resumen y evaluación del trabajo realizado. Su duración puede ser de uno o varios días.

Simposio: es un tipo de reunión donde un grupo de expertos, en número reducido,explica un tema por 15 o 20 minutos cada uno. Las opiniones de los expertos pueden coincidir o no, lo importante es que el contraste de ideas permita enriquecer el dominio del tema abordado. Los participantes pueden hacer preguntas. Finalizadas las exposiciones e intervenciones de los asistentes, el coordinador del evento hace un resumen o síntesis de las principales ideas expuestas y de lasconclusiones más relevantes.

Mesa redonda: un grupo de expertos expone de forma sucesiva, sus puntos de vista similares o no, sobre un tema. El coordinador abre la sesión, fija las pautas de tiempo, y una vez finalizadas las intervenciones, hace un breve resumen e invita al auditorio a hacer preguntas. En este evento, el coordinador o moderador es una figura importante, debe ser experto en el tema,poseer dominio de grupo y ser totalmente imparcial.

Panel: en este espacio varios expertos discuten un tema en forma de diálogo o conversación ante una audiencia. Es una técnica más informal y flexible. Se caracteriza por la espontaneidad. En este tipo de eventos, el coordinador o moderador tiene un papel muy importante, ya que hace preguntas y orienta el diálogo hacia aspectos no tratados y...