Guía técnica colombiana 185

Guía técnica colombiana 185 — Presentation Transcript
* 1. GUÌA TÈCNICA COLOMBIANA GTC 185 DOCUMENTACIÓN ORGANIZACIONAL
* 2. TEMAS A TRATAR………….. INTRODUCCIÓN OBJETO TÉRMINOS Y DEFINICIONES ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL
* 3. INTRODUCCIÒN TIENE COMO PROPÓSITO BRINDAR HERRAMIENTAS QUE FACILITEN LA GESTIÒN DOCUMENTALEN LAS ORGANIZACIONES, CON EL FIN DE SIMPLIFICAR Y ORGANIZAR LA PRESENTACIÒN Y EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES IMPRESAS Y ELECTRÒNICAS. A SU VEZ, CONTRIBUIR CON LA DISMINUCIÒN DE TIEMPO Y LOS COSTOS, CON BUENA CALIDAD.
* 4. OBJETO ESTA GUÌA PRESENTA RECONMENDACIONES PARA ELABORAR DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS ORGANIZACIONES. TIENE ENCUENTA LOS ASPECTOS GENERALES DE LACOMUNICACIÒN Y PRESENTA UN ORDEN PARA LAS PARTES DE CADA DOCUMENTO CON BASE EN EL ESTILO Y LA PRESENTACIÒN. ESTÀ DIRIGIDA A EMPRESARIOS, DIRECTIVOS, INSTRUCTORES, ASISTENTES ADMINISTRATIVOS, SECRETARIOS Y TODAS LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA GENERACIÒN DE DOCUMENTOS, PARA FACILITAR SU ELABORACIÒN Y PRESENTACIÒN.
* 5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ABREVIATURA: Grupo de palabras obtenida por laeliminación de alguna de las letras y siempre se cierra con un punto. ACRÒNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón social. Ejemplo: CAFAM: Caja Compensación Familiar. ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación especifica. ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe, sirve paracomplementar y aclarar. ASUNTO: Síntesis del contenido de la comunicación. CARGO: Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas naturales; igualmente , en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.
* 6. CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público yprivado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CIRCULAR: Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externadamente. CONCLUSIONES: Juicio critico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa clara, concisa y lógica. CONSTANCIA: Documento decarácter probatorio, que no requiere solemnidad. COPIA: Fiel reproducción del documento. DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicación.
* 7. CÒDIGO Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce le documento con sus respectivas series, hace referencia a laidentificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
* 8. ENCABEZADO: Título de la comunicación que se realiza, línea de identificación para indicar la continuidad del documento. ESTILO: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación. INFORME: Documento que describe o da a conocerdatos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a una caso concreto parda conocer resultados de procesos administrativos. INTERLÍNEA: Distancia vertical entre los renglones. INTERLÍNEA LIBRE : Renglón sin escritura. LÍNEAS ESPECIALES: Líneas de anexos, copia e identificación del transcriptor. LOGOTIPO: Símbolo que identifica a la organización. MÁRGENES: Distanciaque queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página impresa. MEMBRETE: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica. MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos .
* 9. MODELO: Esquema de distribución de zonas que le permite la organización la diagramación de su papelería....