Guia Tecnica Colombiana Gtc 185

GUÍA TÉCNICA COLOMBIANA GTC 185

2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado(incluida cualquier corrección).
NTC 1001, Papel,formatos.
NTC 1075, Documentación. Guía para la numeración de divisiones y subdivisiones en documentos escritos.
NTC 1486, Documentación. Presentación de tesis, trabajos de grado y otros trabajos de investigación.
NTC 4436, Información y documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad.
NTC 5613, Referencias bibliográficas. Contenido forma y estructura.3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y definiciones.
3.1 Abreviatura.
Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminaciónde algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con un punto.
3.2 Acrónimo.
Vocablo conformado por diferentes letrasiniciales y no iniciales de una razón social.
EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar.
3.3 Acta.
Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica.
3.4 Anexo.
Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y aclarar.
3.5 Asunto.
Síntesis del contenido de la comunicación.
3.6 Bibliografía.Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
3.7 Capítulo.
División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
3.8 Cargo.
Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir eldocumento.
3.9 Carta.
Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio

3.10 Certificado.
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura laveracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
3.11 Circular.
Comunicaciónescrita de interés común, con el mismo contenido o texto, dirigidaa un grupo específico de personas tanto interna como externamente.
3.12 Cita.
Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe,para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
3.13 Código.
Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección queproduce eldocumento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificacióndocumental establecido en la entidad. Hace referencia a la identificación numérica, alfabética,alfanumérica y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, encaso de que exista.
NOTA Antes llamado también número, referencia o consecutivo.
3.14 Conclusiones.
Juicio crítico y razonado delanálisis sobre los resultados del informe,presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
3.15 Constancia.
Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
3.16 Contenido.
En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuartonivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en queaparecen y los números de las páginas dondese encuentran.
3.17 Convocatoria.
Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.
3.18 Copia.
Fiel reproducción del documento.
3.19

Cubierta.
Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de laportada.
3.20 Desarrollo.
Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
3.21

Despedida.
Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza...