Habito Tres: Primero lo Primero

Hábito Tres: Poner Primero lo Primero
El Hábito de la Administración Personal
Parte 1: La Matriz de Administración del Tiempo y las
Actividades de Alto Apalancamiento.
1. Ganamos control del tiempo y los eventos al ver cómo se
relacionan con nuestra misión.
Las demandas en nuestro tiempo son importantes o no importantes,
urgentes o no urgentes. Las cosas importantes sirven a nuestramisión, las cosas no importantes no lo hacen. Las cosas urgentes
tienen una imperiosa fecha límite; las cosas no urgentes no la tienen.
Combinar dos dimensiones, importancia y urgencia, crea cuatro
categorías de demandas de tiempo.
 Categoría 1: cosas urgentes e importantes, problemas y crisis.
Ejemplo: cuando conducimos un auto y éste se descompone.
 Categoría 2: cosas importantes que no sonurgentes. Son
oportunidades y actividades de nuestra Capacidad de Producción
(CP) que hacemos con anticipación para prevenir problemas y
crisis.
Ejemplo: desarrollar una mejor relación con un compañero de
trabajo, haciendo depósitos en la Cuenta de Banco Emocional.
 Categoría 3: cosas que sentimos urgentes, pero que en
realidad no son importantes. Estas son cosas que llamamos
próximas,presionantes o populares. Ejemplo: el teléfono sonando.

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 Categoría 4: cosas que no son ni urgentes, ni importantes.
Ejemplo: lecturas de “escape” o la televisión.
Estas cuatro categorías que se encuentran en la siguiente gráfica
forman la Matriz de Administración del Tiempo.

Todas las alternativas en relación con el uso del tiempo caen en uno
de loscuatro cuadrantes. Podemos saber cómo manejarlas al
determinar dónde caen.

2. Al dar prioridad a las actividades en el Cuadrante 2
resolvemos problemas de administración del tiempo.

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La Matriz de Administración del Tiempo nos muestra los síntomas,
causa y cura de los problemas de administración del tiempo.
El Cuadrante 1 es el cuadrante de los“síntomas”. Es el cuadrante de
las cosas urgentes e importantes, el cuadrante de la administración
de las crisis o apaga-fuegos. Todos los problemas de administración
de nuestro tiempo, eventualmente aparecen en el cuadrante 1.
Los Cuadrantes 3 y 4 son los dos cuadrantes de las “causas”. Ya sea
que pasemos el tiempo haciendo las cosas urgentes no importantes
(cuadrante 3) o haciendo las cosasinnecesarias (cuadrante 4).
El Cuadrante 2 es el cuadrante de la “cura”. En el cuadrante 2
hacemos cosas sólo porque sirven a nuestra misión. No tienen
urgencia. Aquí desarrollamos nuestras oportunidades y
mantenemos nuestros activos. Administramos nuestro dinero,
cuidamos nuestra casa y pertenencias, desarrollamos nuestras
habilidades profesionales, hacemos depósitos en las Cuentas de
BancoEmocional de los demás y nos comunicamos en forma
significativa con la gente que nos rodea.
Resolvemos los problemas de administración de nuestro tiempo al
desviar el tiempo de los cuadrantes 3 y 4 que son las causas, al
cuadrante 2 que es la cura. Al hacerlo podemos prevenir algunas de
las crisis y problemas del cuadrante 1 y consecuentemente ganar
control de nuestra vida.
La habilidad que noscura de este mal es la habilidad de decir
“No”. Decimos “No” a algunas cosas presionantes y populares y
decimos "“No" a cosas placenteras porque las cosas más importantes
requieren nuestro tiempo.
Al hacerlo, reemplazamos las satisfacciones de la popularidad y
placer por las satisfacciones superiores de la efectividad para estar en
línea con nuestros propósitos.

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3. Al movernos de los Cuadrantes 3 y 4 al Cuadrante 2,
reemplazamos la reactividad con proactividad.
Las actividades en los Cuadrantes 3 y 4 son acciones reactivas,
alternativas basadas en sentimientos temporales. Las alternativas del
Cuadrante 3 son respuestas a un sentido temporal de urgencia. A
menudo son “buenas alternativas”, por lo general populares, pero no
sirven...