herramientas de administracion

DESCRIPCIÓN DE LAS HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS BÁSICAS
Por medio de las herramientas administrativas aprendemos el conjunto de técnicas efectivas y sencillas, que nos permiten identificar, analizar y solucionar problemas usando datos y procesos de razonamiento lógico y estructurado. Aplicar las herramientas por medio de un ejercicio práctico y confirmar su efectividad en el control de calidad.Este es el paso más importante del proceso, ya que en él se identifica la causa raíz del problema y se muestra lo que es necesario cambiar. En el proceso de resolución de problemas es muy importante examinar los resultados de acuerdo con las causas, identificando de ese modo la relación causa-efecto. Los miembros consideran todas las causas posibles de un problema y ven si existe correlaciónentre ellas. Entonces usan datos para verificar que las "causas" sean realmente causas y para decidir cuáles de ellas son causas raíz y seleccionar la más crítica.
DIAGRAMA DE FLUJO
Es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva. un diagrama de actividades representa los flujos de trabajo pasoa paso de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de control general.
Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin de proceso.
Un diagrama de flujo presenta generalmente un únicopunto de inicio y un único punto de cierre, aunque puede tener más, siempre que cumpla con la lógica requerida. Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:
Identificar las ideas principales al ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesosinterrelacionados, así como las terceras partes interesadas.
Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.
Identificar quién lo empleará y cómo.
Establecer el nivel de detalle requerido.
Determinar los límites del proceso a describir.
Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:
Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo yel final del diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso siguiente.
Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su orden cronológico.
Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.
Identificar y listar los puntos de decisión.
Construir eldiagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.
Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.
Simbología y significado
Óvalo o Elipse: Inicio y término (Abre y cierra el diagrama).
Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).
Rombo: Decisión (Formulauna pregunta o cuestión).
Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).
Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).
Cursograma
Se trata de la más común y práctica entre todas las clases de diagramas deflujo. Describe el flujo de información en un ente u organización, sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la impresión visual de los procedimientos y una clara y lógica interpretación.
Simbología y normas del cursograma
Círculo: Procedimiento estandarizado.
Cuadrado: Proceso de control.
Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel...