Herramientas De Gestión

PRINCIPALES HERRAMIENTAS DE GESTIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LAS ENTIDADES DEL ESTADO

TEXTO DEL TEMA


Dentro del manejo de la gestión pública institucional, es común hacer referencia a la utilización de “herramientas de gestión”; en todo caso, lo importante es definir y puntualizar en que momento de la gestión se deben tomar en cuenta estas herramientas.

Entendemos que en unaentidad del Estado para mejorar su gestión, es necesario diferenciar y armonizar los citados instrumentos, este orden va permitir tener una mejor visión del funcionamiento de la institución, que va incidir positivamente en la toma de decisiones.

Es posible establecer que existen “herramientas para el nivel de organización”, que incluye instrumentos que en la práctica tienen que ser elaboradas enforma obligatoria y otras “herramientas para el nivel de gestión” que desde un punto de vista de “dirección”, se elaboran como producto de las acciones de gestión que se realizan.

Bajo esta premisa, se infiere que toda institución pública debe estar conformada a través de “niveles de organización, gestión y dirección (statu normativo)[1]”. En este caso, inicialmente nos ubicamos en el primer“nivel de organización”, donde las herramientas de gestión son carácter obligatorias, orientadas a instaurar su estructura organizacional y funcional, en el marco de su visión y misión institucional.

Como herramientas para el nivel de organización podemos ubicar principalmente:
• La ley de creación o estatuto.
• El Reglamento de Organización y Funciones – ROF.
• El Manual de Organización yFunciones – ROF.
• El Cuadro para Asignación de Personal – CAP.
• El Manual de Procedimientos - MAPRO
• El Presupuesto Analítico de Personal – PAP.
• El Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA.
• Código de Ética.

Cuando me refiero a las herramientas para el nivel de gestión, se señala:
• El Plan estratégico.
• El presupuesto Institucional.
• El Plan Operativo Institucional– POI.
• Los estados financieros y presupuestarios.
• Informes sobre evaluaciones del Presupuesto y del POI.
• Informes periódicos de gestión.

Con respecto a las herramientas para el nivel de dirección o normativo, se mencionan a:
• Normas generales dictadas por los organismos sectoriales y/o rectores (externas).
• Normas específicas dictadas por la propia institución (internas).

En esteúltimo caso, se estima que las normas van dirigidas principalmente para el funcionamiento de los Sistemas Administrativos[2] (Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento, Personal e Informática) y Funcionales (Operativos)[3] (unidades orgánicas conformadas teniendo en cuenta la naturaleza de la creación de la entidad (Misión). Ejemplo: Área de Obras Públicas[4], Área de GestiónAmbiental[5], Áreas de Salud (Ministerios), Área de Catastro (Municipios), etc.


Descripción de las herramientas de gestión
De una manera general, a continuación se definen las principales herramientas de gestión:

A. NIVEL DE ORGANIZACIÓN

|HERRAMIENTA |DEFINICIÓN |
|El Reglamento de Organización y Funciones –|Es el documento técnico normativo de gestión institucional que |
|ROF[6] |formaliza la estructura orgánica de la Entidad, orientada al esfuerzo |
| |institucional y al logro de su misión, visión y objetivos. Contiene las|
| |funciones generales de laEntidad y las funciones específicas de los |
| |órganos y unidades orgánicas, estableciendo sus relaciones y |
| |responsabilidades. |
|El Manual de Organización y Funciones – MOF[7] |El Manual de Organización y Funciones, es un documento...