Implementacion de un SGC

Modelos para implantar la mejora continua en la
gestión de empresas de transporte por carretera

Sistemas de Gestión de la Calidad según ISO 9001:2000

Anexos
I.A12 Implantación de un Sistema
de Gestión de la Calidad

Modelos para implantar la mejora continua en la gestión
de empresas de transporte por carretera

Índice

I.A12.1

Documentación de un SGC

I.A12.2

Hitos en laimplantación de un SGC según ISO 9001

I.A12.3

Etapas en el desarrollo, implantación y certificación del SGC

I.A12.4

Consideraciones prácticas sobre metodología y puntos críticos de la implantación

I.A12.5

Conceptos relativos al proceso de certificación

I.A12.6

Entidades de certificación de SGC acreditadas en España para el sector de actividad 31
(Transporte, Almacenamientoy Comunicaciones)

Anexo I.A12
Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad

Edición MAYO 2005

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Modelos para implantar la mejora continua en la gestión
de empresas de transporte por carretera

I.A12.1 DOCUMENTACIÓN DE UN SGC
Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) necesita estar documentado para ser eficaz. Si la
organización desea que las personas trabajen de unadeterminada forma, incluidas las
sustituciones de personal y las nuevas incorporaciones, necesitará una herramienta para
transmitir los conocimientos y la experiencia acumulados. Por tanto, será necesario crear un
soporte documental. La documentación de un SGC presenta la siguiente estructura.
Política, organización,
requisitos aplicables
(actividades) y presentación
de procedimientos

Manualde la calidad

Descripción de cada
actividad: ¿qué? ¿quién?
¿cómo? ¿con qué? ¿cada
cuánto? ¿dónde? ...

Procedimientos

Instrucciones de
trabajo. Normas

Documentación
técnica

Aspectos técnicos de
servicios, procesos,
verificación y ensayos.

Instrucciones: descripción
detallada de la actividad o
tarea
Son los documentos que
contienen los datos
resultantes de realizaralguna
actividad

Registros

No existe un diseño de documentación (en cuanto a tamaño y contenidos) común para todas las
organizaciones, incluidas las del mismo sector, o de la misma actividad. Se debe tener cuidado
en este aspecto porque, a menos que se medite con profundidad cómo se controlan y qué se
necesita para controlar los procesos, es seguro que se pueden generar documentosinservibles o
superfluos en bastantes casos. Los tópicos acerca de tanto documento y burocracia los originan
las organizaciones y/o quienes les asesoran, no los requisitos de ISO 9001.
Por otra parte, la documentación no debe ser
demasiado
extensa,
demasiado
comprometedora o demasiado formalista
sino,
simplemente,
adaptada
a
las
necesidades reales y al “modus operandi” de
la organización. Elgráfico adjunto muestra
algunas de las características deseables en
la documentación y su efecto previsible.

Características
Cuidada presentación
Exactitud
Concisión
Coherencia
Uso de lenguaje claro
Bien organizada
Carácter práctico

Efecto previsible
Buena imagen
Eficacia
Fácil interpretación
Secuencia lógica
Fácil comprensión
Comodidad de uso
Útil para los usuarios

Aunquela norma ISO 9001:2000 sólo hace
referencia explícita a seis procedimientos
documentados, la organización debe crear
tantos documentos como considere necesario para asegurar que las personas realizan sus
funciones de forma correcta.
El número y la extensión de los procedimientos, instrucciones, normas y demás documentación
debe ser el apropiado, es decir, el que permita a la organizacióngarantizar la calidad del servicio
teniendo en cuenta la cualificación y la valía de su personal.
Anexo I.A12
Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad

Edición MAYO 2005

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Modelos para implantar la mejora continua en la gestión
de empresas de transporte por carretera

Finalmente, también es importante destacar que la documentación del SGC es un espejo de las
actividades...