Importancia administración documental

IMPORTANCIA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL.

Un documento es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas,públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de unaactividad humana fijada en un soporte.
Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo deltiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).
Primero que todo la importancia de la administración de un documentogarantiza la organización y la reducción de costos y espacio en una oficina, almacenamiento, logística y seguridad, gracias a los avances de hoy día los documentos necesarios están a la mano de   losque lo requieren. En fin sirve para controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información de todas las clases.
“Hasta ahora en mi concepto la administración documental requiereprofundización, además su utilización no solo se limita   a las grandes empresas sino hasta la vida diaria”. (Después de este proceso su objetivo sería facilitar la entrada y salida de documentos de lasentidades y mejorar su formación).
Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicaseran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos uópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Más recientemente se...