Importancia administracion documental

Importancia de la administración documental

Administrar bien el área documental de una empresa, es administrar bien la memoria de la empresa
El area documental,es el area donde se guarda toda lainformación ya sea financiera , logística , o de servicio de esta , tener una buen acceso , eficiente , y organizado es un factor clave para el éxito mismo de la empresa ,
La Archivística o Gestióny/o la administración archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminacióno conservación permanente. Esto quiere decir que no solo la labor del archivista consiste en guardar, también consiste en depurar, o guardar en otro nivel la información o archivo que no tiene tantaprioridad.
Todo esto con el fin de organizar la información producida, teniendo en cuenta que es parte del bien intangible más valioso dentro de ésta y hacer más eficientes las tareas propias de cadadependencia. De igual manera se deben organizar los archivos para dar cumplimiento a la ley, ya que los archivos son los garantes de la legalidad y transparencia de las entidades, son la base paratomar decisiones, hacer proyecciones y lograr eficacia en las actividades diarias
Según la ley colombiana 594 de 2000 donde se define el archivo como “Conjunto de documentos […] acumulados en un procesonatural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que losproduce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia”. De esta manera, se entiende que las entidades tienen el deber de conservar sus archivos para la consulta, y como testigo de un hecho ocurridoen alguna época de la entidad.
Es importante que recordemos que muchos de estos archivos que controla la administración de archivo, junto con toda la información que los mismos poseen, puede ser...