Importancia de la administracion documental y funciones

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  • Publicado : 19 de noviembre de 2010
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IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En el pasar de los años, he visto como los documentos han cobrado vida propia, en relación a la importancia de mantener y sostener la información que en ellos está registrada, independiente de que ente la emita (particular o plural) por un tiempo determinado, permitiendo además, la consulta y tenencia en cualquier momento; esto ha dado paso a elanálisis de procedimientos que permitan que dicho acceso sea eficiente y eficaz. La información que está registrada en un medio escrito, ahora se puede obtener gracias a la tecnología por medios virtuales casi que de inmediato de un área a otra, o mejor aun de un país a otro, haciendo más ágil la tramitología de ciertos procesos.

Por lo tanto, cave practicar dichos procesos no solo a nivellaboral, sino también personal, aplicando el cuidado y practicidad a la documentación que nosotros mismos tenemos, dígase medica, financiera, personal, jurídica o social.

El consentir la información escrita como patrimonio es darle un valor incalculable a la historia que se inicia y procede con el pasar del tiempo, entonces porque no darle el trato que de allí emana; por ejemplo, para una empresa, eltener en cuenta el ser de sí misma, su planeación, visión, misión y metas por conseguir, es más que una idea que cobra vida, es saber que para que esto suceda es necesario apoyarse en innumerables fuentes no solo de información, sino también de sostenimiento; registros que son vitales tanto como organización que hace parte de un grupo estratificado de la sociedad de consumo y comercio, (clientesexternos) como para sí misma, normas, derechos, deberes, acreditación, ingresos y gastos (clientes internos) que son instrumentos a la razón de ser, sus colaboradores.

No obstante, el hecho de procesar la información, darle un orden a lo que fundamenta la funcionalidad de una persona, empresa o cosa, ha dado paso a que se registre, se procese y se utilice, para posteriormente, aplicar un esquemaque influya en la planificación, organización y control de las actividades.

En lo anterior, el aplicar la gestión documental a los documentos hoy día hace más fácil la tarea de aprender y cuestionar ante la procedencia del hombre, ya que esto ha sido posible en la historia gracias a las recopilaciones por el tiempo de hombres que han plasmado la naturaleza del ser, sus actividades y sus vidas.Hoy por hoy tenemos acceso a toda esta información, podemos hacer desde una comida, hasta la formación de una empresa, teniendo diversos tipos de vista, costumbres y aportes, los cuales han sido tratados con cuidado y esmero para tener lo que hoy llamamos un archivo de la historia.

La gestión documental, ha permitido centralizar los datos y dirigirlos a las personas que los necesitan, ademásde economizar costos, adecuar espacios y generar una conciencia organizada y positiva frente al medio ambiente.

Ahora el tener una administración documental con las reglas que rige la ley, permite una respuesta oportuna y real que contiene la información que se necesita, con datos precisos que influyen en la toma de decisiones y la planeación de acuerdo a estadísticas que se precisan deinformes y análisis que se obtienen gracias a la aplicación de los parámetros que nos aporta la gestión documental.

Por lo tanto la administración documental se ha convertido en la herramienta perfecta para tener al alcance no solo del usuario primario (creador) sino también del espectador o cliente, toda la información que necesita en medios escritos, magnéticos, audibles y visibles. Por ejemplo,para un banco que es una entidad financiera, a diario produce documentos que son de vital importancia por que soporta transacciones entre personas, o entidades; esta a su vez es vigilada por entes judiciales, fiscales y gubernamentales, para los cuales la información que se ejecuta en un día de labor de un banco contiene datos que en determinada ocasión puede ser consultada por los mismos y para...
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