Importancia y herramientas del registro contable en la empresa

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  • Publicado : 13 de marzo de 2012
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IMPORTANCIA Y HERRAMIENTAS DELREGISTRO
DE LA INFOMACIÓN CONTABLE EN LA EMPRESA



La dirección de una empresa exige conocimientos como el uso de las tecnologías, pero para tomar cualquier decisión una buena utilización de la información le permitirá escoger la mejor opción, por ello la contabilidad y el registro cronológico y ordenado en los libros junto con los ajustes y la hoja detrabajo son herramientas que posee todo administrador para dicha organización, permitiendo estados financieros, como el balance general o el estado de resultados con información mas confiable y al instante que se necesite, lo cual le permitirán desempeñar mejor las funciones administrativas para tener un ciclo contable o información financiera satisfactorio para la empresa.

Una de lasherramientas que se posee para el registro de la información de los movimientos contables de empresa, son los libros auxiliares y los principales que son tres :
▪ Inventario y Balances
▪ Diario columnario
▪ Mayor y Balances

Los libros auxiliares son los de soporte para los principales pues allí se registra en forma analítica y detallada las operaciones o transacciones, ejemplo deeste son los de bancos o caja, maquinaria y equipo, aportes sociales etc., los cuales registran individualmente los registros y ajustes de cada uno.

Por consiguiente la información se registra primero en comprobantes de contabilidad que resume los asientos contables correspondientes a cada día de labores de la empresa y luego se llevan a los libros auxiliares y principales sirviendo estoscomprobantes como soportes. Esta organizado con el número y fecha de elaboración, las columnas de código, cuenta parciales, el debito y crédito.

El libro de Inventario y Balances es donde se registran el inventario de iniciación y el balance general de cada uno de los periodos siguientes por ello se realiza una sola vez al año. Los inventarios que posean gran cantidad de auxiliares requieren serexplicadas mediante anexos o relaciones. Está organizado con la fecha y el año correspondiente, columnas como la de código, cuentas parciales debito y crédito.

Otro de los libros de registro es El libro diario columnario que es donde se trasladan los asientos contables de los comprobantes de contabilidad, en el cual se encuentran las columnas de fecha, detalle, numero del comprobante que se varegistrar, el debe y el haber, al finalizar el periodo se registra el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; información que pasa posteriormente al Mayor y Balances.
El último de los libros principales es el de Mayor y Balance en el cual se registra el movimiento mensual en forma resumida, información que se toma del libro diario columnario, el procedimiento para el registro eneste libro es el siguiente:

1. Se anota en esta columna el nombre de cada una de las cuentas, una en cada renglón.
2. Se anota el código de cada cuenta según el Plan Único de Cuentas.
3. Aquí se anotan los saldos débito y crédito de cada una de las cuentas, Correspondiente al periodo anterior
4. A esta columna se trasladan los movimientos totales del Diario Columnario de cada una de lascuentas.
5. Los saldos se obtienen tomando los datos de las columnas Saldos Anteriores y sumándole el movimiento del mes.
Movimiento de saldos iguales se suman y movimientos de saldos contrarios se restan.
Hay que tener en cuenta que antes de emitir estados financieros deben efectuarse los ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que nohayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida de poder adquisitivo de la moneda funcional.
Estos ajustes y correcciones son necesarios para poder emitir estados financieros ajustados a la realidad económica y financiera de la empresa, además de cumplir con los principios de contabilidad, es importante que se hagan antes del...
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