Impuesto

1. Ausencia de registros auxiliares automatizados de las compras y gastos.



Las Compañías no poseen registros auxiliares automatizados de las facturas de compras de mercancía y gastos incurridos, información que alimenta los siguientes reportes para realizar enteramientos y pagos a la Administración Tributaria:

- Archivo XML (Retenciones de ISLR sobre pagos distintos a sueldos ysalarios)

- Archivo TXT (Retenciones del IVA efectuadas por las Compañías designadas contribuyentes especiales sobre pagos distintos a sueldos y salarios)

- Libros especiales del IVA (Libro de compras)

Una analista del departamento de impuesto elabora el estos reportes a través de hojas de cálculo, lo cual resulta en una carga de trabajo e inversión adicional de tiempo ya que la mismainformación alimenta la totalidad de estos. Situación que trae como consecuencia adicional la ausencia de herramientas que le permitan detectar si se incluye toda la información al cierre de cada período.

Es recomendable implantar registros auxiliares automatizados de registro de compras y gastos así como la elaboración de las respectivas retenciones donde se detalle el nombre del proveedor,Registro de Información Fiscal (RIF), fecha del documento, base imponible, IVA e impuesto retenido entre otros para mantener controles adecuados y oportunos, así como la presentación de cifras más exactas en los estados financieros.

2. Inadecuada segregación de funciones en el departamento de impuestos


a) Existen cheques que son elaborados y registrados contablemente por la misma personaque se encarga del manejo y control de la facturación de proveedores y cuentas por pagar.

b) Las funciones de supervisión de las transacciones de tesorería y de cuentas por pagar están siendo ejercidas por la misma persona.

De acuerdo con las mejores prácticas de control interno, el mantener una adecuada segregación de funciones permite minimizar el riesgo de fraude y disminuir los erroresen los procesos de la Compañía.

Es recomendable que sean segregadas las funciones de manejo de facturas de proveedores y elaboración de cheques.

3. Ausencia de un manual de normas y procedimientos contables y administrativos



La Compañía no posee manuales de normas y procedimientos sobre las funciones y transacciones contables y administrativas que se realizan en el departamento deimpuestos.

Considero necesario que se establezcan manuales, los cuales deben contener una descripción completa de los pasos y formatos necesarios para la aprobación, realización, clasificación, distribución y registro de las operaciones.

Las siguientes son algunas de las ventajas cuando se dispone de las políticas y prácticas contables en un manual:

a) Facilita el adiestramiento de nuevosempleados.

b) Reduce el riesgo de malentendidos o interrupciones en el trabajo en ausencia del personal principal.

c) Proporciona mayor seguridad de que las transacciones contables serán manejadas sobre bases consistentes.

d) Agiliza la función de supervisión.

e) Constituye un estándar para medir el rendimiento y progreso dentro de la organización.

f) Libera al personal ejecutivo deactividades rutinarias.

g) Crea un mayor sentido de cooperación e independencia entre los departamentos.

1. Ausencia del registro auxiliar automatizado de propiedades y equipos



La Compañía no cuenta con un registro auxiliar de propiedades y equipos donde se controlen y detallen los costos y depreciación acumulada de los activos. La gerencia de la Compañía elabora el análisis através de hojas de cálculo, lo cual resulta en una carga de trabajo e inversión adicional de tiempo.




Es recomendable elaborar los registros auxiliares automatizados de propiedades y equipos, de manera que muestre el costo y fecha de adquisición, ubicación, vida útil, depreciación acumulada, activos totalmente depreciados y el valor en libros, entre otro tipo de información, para...