Información Primaria Y Secundaria

SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE









MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO - MECI
COMPONENTE DE INFORMACIÓN
Elementos
Información Primaria
Información Secundaria
Sistemas de Información







Agosto de 2008
INTRODUCCION
El Decreto 1599 que adopta el Modelo estándar de Control Interno - MECI, señala como uno de los componentes del Subsistema de Control deGestión, la Información, desagregándolo en tres elementos: Información Primaria, Información Secundaria y Sistemas de Información.
En cumplimiento de la normatividad señalada, la Secretaría Distrital de Ambiente, ha identificado el Componente Información como un conjunto de elementos de control; componente necesario e importante para su administración y para el entendimiento de las funciones ycompetencias institucionales y el contacto permanente con sus clientes y grupos de interés o “partes interesadas”.
MARCO CONCEPTUAL

COMPONENTE INFORMACIÓN
Conjunto de Elementos de Control, conformado por la información y los Sistemas de Información utilizados para su procesamiento.
INFORMACIÓN
Conjunto de datos que al ser ordenados y procesados adquieren significado y son pertinentes para losgrupos de interés de la Entidad a los que va dirigido. Hace parte fundamental de la operación de la Entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos.
INSUMOS Y COMPONENTES
Como componente de Control, la información se estructura en los siguientes elementos:
 Información Primaria.
 Información Secundaria.
 Sistemas de Información.Insumos y productos del Componente Información

INFORMACIÓN PRIMARIA
Conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la Entidad esta en permanente contacto (la comunidad, los proveedores, contratistas y grupos de interés), así como de las variables que no están en relación directa con la Entidad pero que afectan su desempeño, como el ambiente político, lastendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros.
La principal fuente de Información Primaria como elemento de control es la ciudadanía y las partes interesadas, por consiguiente, debe ser observada de manera permanente con el fin de reducir los riesgos y optimizar la efectividad de las operaciones. Para ello se recurre al análisis de las comunidades desde elpunto de vista social, demográfico, económico, o desde todo aspecto relevante para la entidad.
Para lograr el cumplimiento efectivo de su propósito como elemento de control, la entidad debe conocer a fondo la comunidad y su entorno y demás grupos de interés, sus principales requerimientos, los bienes o servicios necesarios para la satisfacción de sus necesidades, su situación económica y social,etc.
La SDA, en el marco de la articulación y complementariedad entre los sistemas de gestión de la calidad y el MECI, identificó los flujos de información primaria en dos niveles así:
• A nivel de proceso en las caracterizaciones por procesos en la columna entradas- Insumos o Información primaria cuando su proveedor es externo a la entidad y esta entrada esta en términos de información y quepermite activar la operacionalización del proceso
• A nivel de procedimiento en el numeral de los insumos o información primaria en términos de información que permite operacionalizar el procedimiento
INFORMACIÓN SECUNDARIA
Conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la Entidad, provenientes de la fijación de políticas, ejecución de planes, programas, proyectos, procesos, y engeneral, del ejercicio de su función, y que se obtienen de los diferentes Sistemas de Información que soportan la gestión de la Entidad.
Al registrarse los datos debe proporcionarse información oportuna, exacta, confiable, materializada en reportes, informes de acuerdo a la necesidad o requerimiento de cada una de las dependencias para realizar sus funciones. Esto por tanto brinda confianza y...