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5.2.1 CONTROL DE DOCUMENTACIÓN Y REGISTRO

El objeto de este procedimiento es establecer un sistema de control para los documentos aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad (elaboración, emisión, revisión, distribución, aprobación, control y mantenimiento actualizado de los mismos) así como igualmente describe la metodología para identificar, almacenar, proteger, recuperar y disponer losregistros, estribando la importancia en que son éstos los que suministran información para el análisis de los datos y la mejora continua, objetivo de todo sistema de gestión de la calidad.

Teniendo en cuenta lo anteriormente descrito, en este procedimiento se establecerán los diferentes documentos de sistema y la descripción de su sistema de control. Existen una serie de documentos que se puedeafirmar que son comunes en todos los sistemas de gestión de la calidad y cuyo alcance se debe recoger en el presente procedimiento que son: o Manual de calidad. o Los propios procedimientos que se recogen en el sistema de gestión de la calidad. o Instrucciones técnicas en caso de haberlas. o Los formatos que se incluyen en los procedimientos y/o instrucciones técnicas. o Documentación del sistema(acta, política de calidad, compromiso de calidad, objetivos, instalaciones). o Documentación externa (normativa de aplicación a la asociación, legislación, etc). o Registros, que no es otra cosa que los formatos conformados. o Archivos informáticos, en caso de tener informatizada la información y/o el propio sistema de gestión de la calidad.

En primer lugar, se establecerá el sistema decontrol de la documentación del Manual de Calidad. Este manual ha de incluir el alcance del sistema de gestión, las exclusiones que se realizan y su justificación, y referencias a los

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procedimientos documentados. Como la realidad de la organización es cambiante, se producirán a la largo de la gestión del sistema variaciones delManual y su consiguiente revisiones las cuales se identificarán mediante los dígitos XX, que corresponden a cada una de las modificaciones sufridas por éste. Cuando se actualice, el o la Responsable de Calidad se encargara de modificar su estado de revisión, retirar los obsoletos, distribuir los nuevos, archivarlos adecuadamente y que antes de su edición sea revisados y aprobados porGerencia/Direccion/Coordinacion Territorial.

Tal y como se verá en adelante, cada uno de los documentos ha de ser codificado para su identificación. En el caso del Manual de la calidad su código será MGC – (nombre de entidad). El MGC es un documento que ha de ser informado a todo el personal que conforma la entidad por lo que se ha de establecer un sistema de distribución que puede ser en formato papel obien en formato digital. Para la distribución del MGC en formato papel, se ha de controlar mediante un Registro de copia controlada o sencillamente por medio de una copia no controlada a juicio de la entidad registrando su uso en los formatos correspondientes. En el caso de ser en formato digital, el control se podrá realizar mediante copia del recibo de envío y recepción del mail en cuestión quegenera el propio programa de gestión del correo electrónico. Como norma básica de seguridad, en el caso de archivos en formato digital del sistema de gestión de la calidad, se aconseja que sólo y exclusivamente tenga acceso de control total (modificación, lectura, impresión, etc) el responsable de calidad para salvaguardar la integridad de los mismos, mientras que el personal al que le afecta elalcance del SGC, sólo tenga acceso de lectura. Para ello se ha de informar a éstos de donde se encuentra ubicado el mismo para facilitar su acceso a la información contenida en el archivo informático bien sea el MGC o el resto de la documentación.

Con relación a la custodia del original del MGC o del archivo informático del mismo, y resto de documentación del SGC que puede ser susceptible de...
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