Informe Administrativo

Informes en la Administración, uso y propósito


Resumen:
Informe. Propósito y uso de informes. Investigación realizada en torno al uso de los informes en el área de administrativa de una organización. Tipos de informes. Características. Normas para la redacción. Creación para la estructura de informes en una organización.

El propósito de los informes
En los sistemas organizacionales y en losde hombre-maquina, los elementos de la toma de decisiones rara vez son suministrados de manera automática y gratuita con los datos: éstos han de ser recuperados u obtenidos selectivamente de una o de las tres fuentes siguientes:
1. El Ambiente
2. El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo
3. Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra controlada de manerasimilar)
Pueden resultar extremadamente difíciles los métodos con que se recaba información de las tres fuentes para operar un sistema. Los costos de clasificar la información y de escribir las especificaciones destinadas a la recuperación aumenta rápidamente al volverse más complejos ambos aspectos.

Informe.
Es un instrumento cuya finalidad es informar a una o varias personas, ya sea de maneraoral o escrita. (Alfonso D’ Santiago)
Son registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. (Murdick, Robert G.)

Tipos de Informes.
Según Murdick, Robert G.:
▪ Informes sobre el Desempeño. Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Sonperiódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En los fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.
▪ Sobre el Avance. Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi siempre cubre todas las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando elobjetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.
▪ Informes Orientados al Futuro. Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y de ventas. En lasgrandes compañías, quizá encontraremos entre otras cosas pronósticos de los recursos y tendencias demográficas a nivel mundial.
▪ Informes Solicitados de Investigación. Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El diseño del sistema de información administrativadeberá proponer la estructura organizacional para llevar a cabo tal investigación.
▪ Sistemas Computarizados de Consulta a la Base de Datos. Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En de proporcionarlesinformes mensuales que la contenga, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.

Según Alfonso D’ Santiago, sería interminable la clasificación de los informes si se atendiera a la especialidad sobre la que pudiera versar cada uno de ellos, por lo que considera dos clases deinformes:

▪ Informes Cortos. No debe pasar de ocho a diez cuartillas tamaño carta, a espacio y medio o dos espacios, escritas a máquina o computadora.
▪ Informes largos. Son aquellos informes que exceden las 10 cuadrillas. Su extensión puede ir desde esta magnitud hasta la que requiera la materia informada. En realidad hay informes que pueden llegar a ocupar varios tomos.

Elementos que...