Informe administrativo

INFORME ADMINISTRATIVO

La naturaleza de la asignación y el tipo de estudio distarán el tipo y la extensión del informe. Básicamente el ejecutivo que solicito el estudio tiene derecho a un informe comprensible de los resultados del estudio.
Cuando la modificación que se propone afecta a mas de un departamento, el informe deberá estar dirigido al ejecutivo interdepartamental que tiene laautoridad de la aprobación. Puesto que indudablemente él solicitará las opiniones de sus subordinados departamentales, el informe deberá ser comprensible. La comprensibilidad aumenta de acuerdo con el aumento de la inversión en el nuevo equipo y las instalaciones.
El informe deberá presentar de una manera atractiva y deberá consistir, por lo menos de las partes y secuencias siguientes:
1. Portada.El título u objetivo del estudio deberá ser completamente descriptivo, pero conciso y presentando con un gran fondo blanco. A algunas autoridades les agrada añadir un mensaje en esta página. Se permite, si el mensaje es corto. En realidad, éste es un buen lugar para dar crédito y reconocimiento a aquellas personas que ayudaron valiosamente a hacer el estudio.
2. Contenido. Deberán listarselas diferentes partes del informe, ilustraciones y características especiales señalando el numero de la página para referencias fácil.
3. Presentación del problema. De preferencia en una página aparte, en que se dé explicación concisa de la razón para el estudio, sus objetivos y alcance. Ésta debe ir redactada con cuidado. El ejecutivo que va a leerla tienen otros muchos problemas querequieren su atención. Su redacción en este momento pude tener un importante significado en la acogida que dé al informe.
4. Resumen. Estará designado para el lector ejecutivo que quiere que los puntos esenciales del relato penetren con rapidez en los resultados del estudio. Indique primero las conclusiones de mayor importancia. Numérelas. Haga resaltar los puntos esenciales. Afirme susrecomendaciones principales, porqué deben adoptarse y cuál será su costo. Continúe con las recomendaciones menos importantes. Si algunas de las recomendaciones son de tal naturaleza que el supervisor pudo adoptarlas durante e curso del estudio y así lo hizo, mencione este hecho.
5. Cuerpo Principal del Informe. Éste es el detalle en apoyo de las conclusiones y recomendaciones. Establece los hechos y lalógica del estudio que el lector cuidadoso podrá observar para estar de acuerdo con el análisis.
6. Crédito. Si no se incluyó una línea de crédito en la página titular, éste es el lugar para hacerlo. Sea generoso, pero no florido.
7. Apéndice. En esta sección deberá colocarse una copia del procedimiento, si éste se preparó con anterioridad a la presntacipon del informe. De ésta manera, elanalista muchas veces puede obtener la aprobación del ejecutivo en la política y procedimientos mientras los hechos dl estudio están frescos en su memoria.
El uso y el propósito de los informes dentro de una organización, básicamente se resume a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por algún ente de la organización en un futuroinmediato (días, semanas o meses subsecuentes) o en algún momento del futuro pero que no se conoce con exactitud para la correcta toma de decisiones.
No todos los informes cumplen el mismo propósito dentro de la empresa, pero si el mismo uso. El uso será siempre igual, ayudar en la toma de decisiones, dado que los informes están condicionados como se dijo anteriormente a la transmisión de unadeterminada información para su posterior análisis, pero de ahí nace el propósito de la transmisión de la información.
Como se ha venido señalando, existen diferentes tipos de informes, cada uno con una finalidad o propósito específico, diseñado al momento de creación de su figura.
Por ejemplo, el propósito del informe de relación ingresos-gastos de una unidad empresarial fue explicito al momento de...