Informe de hallazgo de auditoría

Bogotá D.C.,

Doctora
LUZ STELLA RAMIREZ
Gerente
COMPAÑÍA INDUSTRIAL S.A.
Ciudad

REF : INFORME DE AUDITORÍA

Respetada Doctora:

Efectuando el análisis a las operaciones desarrolladas por la entidad de Usted Gerencia, observamos que se presentan las siguientes inconsistencias, que incrementan el riesgo de pérdida de la entidad, por multas, sanciones y por falta delestablecimiento de controles al interior de la misma.

1. DEFICIENCIAS EN CORRESPONDENCIA

Teniendo en cuenta que la persona jurídica existe gracias a la documentación que la crea, gira en torno a ella y se mantiene con los clientes externos e internos; es de suma importación que se recepción, emisión y archivo registren las normas relacionadas en el código de comercio colombiano sobre su emisión yconservación para comprobar los hechos económicos que son ejecutados por ella. Sin embargo la Compañía presenta las siguientes situaciones con respecto a este tema:

1.1. Correspondencia sin control de emisión

Todas las áreas de la entidad emiten y firman sus comunicaciones, tanto externas como internas, sin que la Gerencia controle los compromisos adquiridos por cada una de ellas, ante terceraspersonas.

Esto se pudo evidenciar cuando la secretaria del área de recursos humanos se comprometió con la sicóloga Maribel Acosta, en remitir a cierto número de candidatos para la realización de los exámenes de ingreso, según consta en comunicación del 25 de mayo de 2010, firmada por Bernarda Reyes, sin contar que el valor de los servicios profesionales de esta sicóloga eran muy superiores a losde la Dra. Reyes con quien efectivamente se firmó el contrato.

Por lo anterior esta Auditoría recomienda que se unifique la emisión de correspondencia, centralizando en una sola oficina la labor de registro y control de la misma, para que se diligencien formatos que contengan la información de número consecutivo asignado, fecha, referencia, dependencia que la origina y firma. Adicionalmentese debe crear el Manual de Firmas Autorizadas para que la persona que se encargue de la radicación sirva de filtro de control.

1.2. Correspondencia sin control de recepción

Revisando la carpeta de correspondencia recibida que posee el área Jurídica observamos que no existe control de las comunicaciones que llegan a la entidad y en algunos casos, los requerimientos emitidos por la Dian se hanentregado a la misma, sin que dicha dependencia tenga claro que hacer, perdiéndose el tiempo asignado por dicho órgano de control para responder el mismo y lo que es evidente es no se está relacionando la fecha y hora de recepción del documento, creando una deficiencia clara en la cronología de los hechos contables que afectan las utilidades y resultados de la entidad pues se generan mayoressanciones para la Compañía.

Adicionalmente observamos que la demanda de la ex funcionaria Martha Roldan, notificada al área jurídica el 15 de junio de 2010, por concepto de brazos caídos, ya que esta persona alega que la liquidación la recibió un mes después de su despido, aún no ha sido registrada por contabilidad, situación que hace que los Estados Financieros no sean reales porque no registrantodos los hechos económicos que afectan a la entidad, ya que no existe una adecuada comunicación entre las áreas, pues no existe evidencia de la adecuada entrega de los soportes para su registro.

Por lo tanto consideramos que es de carácter urgente organizar la creación del área contable y establecer un adecuado manual de correspondencia para que se figuen normas al interior de la entidad paraque haya una adecuada comunicación y se mejore la oportunidad de respuesta de los requerimientos y se evite el entorpecimiento de la labores de cada área.

1.3. La emisión de circulares se hace sin unificación de criterios

Existen áreas que han liderado la corrección de procedimientos, razón por la cual han emitido comunicaciones que plasman nuevas directrices, sin contar con el consenso de...