informe



Departamento de Gestión del Talento Humano GTH-020

REAJUSTES EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Fecha:

Elaborado por:





1. Objetivos

Conocer la nueva reglamentación el uso y manejo correspondiente de la gestión documental

1.1 Identificar los cambios y mejoras establecidas enel decreto por el Archivo General de la Nación




















2. Resumen

Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión documental, que permitirá que las entidades públicas que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos cuenten con un instrumento normativo moderno, acorde con las necesidades del país, a partir de los cambios en aspectosnormativos, tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión documental del Estado. 

El Decreto y las normas que posteriormente expedirá AGN en esta materia contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la administración pública, incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la aplicación de las TIC en este campo de la funciónarchivística. 

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos brindando los lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

La gestión dedocumentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, se delega la responsabilidad de los servidores y empleados públicos; así que los contratistas que presten servicios a las entidades públicas, deberán aplicar las normas que ha establecido el archivo general.
Lasentidades públicas deben contar con un sistema de gestión documental que permita.
Organizar los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus metadatos a través de cuadros de clasificación documental.
Establecer plazos de conservación y eliminación para la información y los documentos electrónicos de archivo en tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD).Permitir y facilitar el acceso y disponibilidad de los documentos de archivo por parte de la ciudadanía y de la propia entidad, cuando sean requeridos.
Preservar los documentos y sus agrupaciones documentales, en series y subseries, a largo plazo, independientemente de los procedimientos tecnológicos utilizados para su creación.
En los sistemas de archivo electrónico implementados en lasentidades públicas, se debe garantizar la autenticidad, integridad, confidencialidad y la conservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo que de acuerdo con las Tablas de Retención Documental o las Tablas de Valoración Documental lo ameriten, así como su disponibilidad, legibilidad visualización e interpretación, independientemente de las tecnologías utilizadas en la creación yalmacenamiento de los documentos.
La gestión de documentos en toda la administración pública se manejará de acuerdo a los principios establecidos por el AGN
Planeación. La creación de los documentos debe estar precedida del análisis legal, funcional y archivístico que determine la utilidad de estos como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis determinará si debecrearse o no un documento.
Eficiencia. Las entidades deben producir solamente los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos o los de una función o un proceso.
Economía. Las entidades deben evaluar en todo momento los costos derivados de la gestión de sus documentos buscando ahorros en los diferentes procesos de la función archivística.
Control y seguimiento. Las...