INFORME

República Bolivariana de Venezuela
Universidad del Zulia
Facultad de Humanidades y Educación
Escuela de Bibliotecología y Archivología
Prácticas Profesionales II: Procesos Técnicos en Archivos.
Profesora: Tania Peña







INFORME DE PRÁCTICAS PROFESIONALES II: PROCESOS TÉCNICOS EN ARCHIVOS
CENTRO DE APLICACIÓN: ASECA







Integrantes:
Méndez Núñez, Carlos
NúñezRivera, Marco



Maracaibo, febrero de 2012
1. BREVE DESCRIPCIÓN DEL ORGANISMO

“ASECA es una sociedad de corretaje de seguros con más de 12 años de trayectoria prestando atención integral en diferentes ramos de seguros, ajustado a las necesidades de sus clientes en materia de salud; en las áreas de hospitalización, cirugía y maternidad, accidentes personales, vida y funerarios; en patrimonialtales como: de automóvil, hogar, industria y comercio, fianzas, entre otros” (Aseca, 2006).
A continuación se presenta el organigrama de la empresa (ver grafico nº 1), en su estructura organizativa ASECA está conformada por una Presidencia, en su nivel superior de jerarquía, seguido del Asistente a la Presidencia, luego, Oficial de Cumplimiento, seguido por Organización y Métodos y la Gerenciade Operaciones que abarca 7 coordinaciones con sus respectivos ejecutivos.
Funcionalmente, la unidad de información está adscrita a la coordinación de suscripción de ASECA, cuya función principal es la de tramitar los procesos en cuanto a las nuevas solicitudes de los asegurados que pueden ser personas naturales y jurídicas. Está conformada por cuatro ejecutivos integrales que se encargan dedarle una atención personalizada a los clientes, cabe destacar que la unidad de información no aparece reflejada en el organigrama de la empresa, siendo esta el ente que se encarga del control y resguardo de la documentación que se origina en esta coordinación.
2. DIAGNÓSTICO DEL FUNCIONAMIENTO DE LA UNIDAD DE INFORMACIÓN DE ASECA
A continuación se presenta un breve diagnostico de los aspectosrelacionados con la gestión de documentos que se realiza en la coordinación de suscripción de la empresa, considerando los factores que inciden en el funcionamiento del archivo.
2.1. Procesos Técnicos
Actualmente la unidad de información cuenta con un aproximado de 3.400 documentos activos e inactivos constituidos en su mayoría por pólizas de seguros. Se utiliza un sistema de ordenaciónalfabético, por nombre de los clientes, el cual se ajusta a las necesidades debido a que el volumen documental no es tan elevado, pues la relación de ingreso y egreso de clientes es relativa atendiendo a los asuntos que se manejan con las empresas que suscriben pólizas, estas pueden referirse a salud; en las áreas de hospitalización cirugía y maternidad; accidentes personales, vida y funerarios; ypatrimoniales, tales como: automóvil, hogar, industria, comercio y fianzas entre otros.
De mantener la unidad de archivo el mismo volumen de pólizas actual tanto en el ingreso como el egreso, es factible seguir utilizando el mismo sistema de ordenación; sin embargo, si ocurriese algún incremento se pudiera generar problemas de homonimia que entorpecerían el acceso a la información.
Seutiliza un equipo de almacenamiento tipo archivo rodante marca Archimóvil de dos vagones con unas medidas aproximadas de 2.92 mts de largo por 1.89 mts de ancho, diseñado para carpetas tamaño carta, posee sus respectivas carpetas colgantes y se emplean también biblioratos. Se observa que el diseño del equipo de almacenamiento no está acorde a las medidas de las unidades de instalación, no obstante laaltura de los entrepaños se ha ajustado a fin de hacerlos compatibles para el almacenamiento de biblioratos, además al archivo rodante se le agrego un vagón de extensión que anteriormente se utilizó como almacén de insumos de papelería. Esto generaba como consecuencia la saturación del espacio del archivo, debido al uso inadecuado del equipo de almacenamiento, aunado a la incompatibilidad del...