Informe

3.2.1. Concepto de archivo:

Una de las teorías sobre la evolución de la palabra “archivo” establece su origen en el
Vocablo latino vulgar archivium que derivaría, a su vez, del griego arkeión (residencia del arconte) y que designaban, tanto el lugar donde se custodian los documentos como el conjunto de documentos allí conservados. Como vemos, ya desde un principio, la idea de "archivo" valigada a la de Administración. Las definiciones contemporáneas que hemos seleccionado a continuación, aunque más detalladas y más amplias, vienen a decir prácticamente lo mismo.

De entre las definiciones técnicas, cabe destacar las definiciones dadas por algunas
“archivistas” españolas. Así, María Antonia Heredia Herrera los define como “... uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, suforma, soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente para la Historia” y Vicenta Cortés Alonso define los archivos como “... el conjunto dedocumentos acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de la gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y los recibidos, de cualquier fecha, que se conserven y custodien para servir de referencia, como testimonio e información, por las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores”

La Ley 16/1985, de 25 de junio, delPatrimonio Histórico Español, en su artículo 59.1
los define como “... conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende por archivos las instituciones culturalesdonde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos”. Por su parte, las Comunidades Autónomas han legislado, ya sea por ley o por vía de decreto, los sistemas y redes de archivos de sus respectivos territorios, sin variar sustancialmente el contenido de la definición de archivo que proporciona la ley estatal. Una excepción es la Ley dePatrimonio Cultural Vasco3 que no define los archivos, sino que desarrolla el concepto de “servicios de archivo” y sus funciones:: “unidades administrativas responsables del tratamiento archivístico cuyas funciones son:

• Puesta a punto y gestión del sistema archivístico adecuado,
• Control de la organización de los documentos y del sistema de transferencias,
• Ejecución de los expurgos y
•Difusión.”

Podemos ver, en las definiciones del concepto de archivo, una referencia constante a su elemento constitutivo, el fondo, el conjunto de documentos, con unas características bien definidas en las propias definiciones:

• Conjunto orgánico. No son documentos reunidos con fines eruditos o coleccionistas, Sino reunidos en un proceso natural de acumulación de los documentos generados por laactividad de un organismo o persona, que es su segunda característica.
• Documentos generados por personas o entidades en el ejercicio de la actividad quelas es propia. Los documentos administrativos o documentos de archivo, al documentar fehacientemente la actividad del productor, se convierten en testimonio, en prueba, de la actividad de ese productor, que nos proporciona su terceraCaracterística.
• Conservados como testimonio de la actividad del organismo productor. La finalidad
Última de un archivo es la de servir como fuente de información primaria y verdadera
Para la entidad productora y para los terceros con los que se relaciona. En el caso de
Las entidades locales, como antecedente en el ejercicio de la gestión administrativa, y
Para los ciudadanos, en el ejercicio de sus derechos....